《QG-YTZD-A-09图书资料档案管理》.docVIP

图书资料档案管理 QG-YTZD-A-09 公司设立人事档案、财务档案、技术档案、综合档案，公司办负责综合档案、人事档案和财务档案的管理，技术部负责技术档案的管理。各职能部门负责将本专业资料交档案室立档、存档。 人事档案是对员工的个人基本信息、所受教育、经验阅历、个人专长以及进入企业后的岗位变动、职务升迁、薪酬变动、奖惩考评等资料保存，公司办负责员工档案的建档和动态管理。包括员工的身份证、学历证书、职称证书、岗位资格证书、荣誉证书等复印件，进公司时聘用登记表、劳动合同、岗位调动单、职务任免文件、奖惩记录、调薪记录、考评材料、解聘材料等。应按部门工段、按岗位、个人进行分类、装订、编号入册，做到不丢失、不泄密、人档相符，进人时及时入档，走人时撤档另外存放，做到准确无误，为公司选人、用人、育人、留人提供可靠的参考依据。 财务档案、技术档案、综合档案应分别建立文件资料归档明细表，明确各类文件资料的归档时间、分类号、保管期限及销毁审批权。 文件材料归档范围及责任部门： 公司办主任负责组织以下文件材料归档：①国家的法律法规以及各级政府部门下发的文件；②公司的规章、制度、条例、办法等；③公司年度月度工作计划、工作总结；④公司的决定、决议、通知、通报，以及有关请示、报告材料；⑤公司内大事记及各类证书、锦旗、奖状奖杯、题词、录像、照片及与公司有关报纸杂志；⑥除销售、采购外的合同或协议；⑦各类人事、劳资档案、培训档案；⑧基建、后勤工作记载材料；⑨安全事故记录材料；⑩公司内其它重要资料等。 财务主管负责组织以下文件材料归档：①有关财务、税收的规定、制度和法规；②财务管理活动形成的会计凭证、会计账簿、会计报表；③采购合同（协议）账簿和报表等；④财务工作计划、工作总结；⑤原材料进、销、存账簿和票据；⑥其它财务有关的文件资料。 技术部长负责组织以下文件材料的归档：①有关技术质量管理的制度和法规；②原材料、半成品、产成品技术标准；③产品图纸；④各类工艺文件；⑤产品检验的记录台帐和报表；⑥技术质量工作计划、工作总结；⑦质量事故处理材料；⑧其它技术有关重要文件资料。 供销部长负责组织以下文件材料归档：①有关销售管理制度和规定；②销售工作计划和工作总结；③销售合同和订单；④市场调查、预测资料；⑤经销店、销售人员档案；⑥售后服务记录台帐、报表等；⑦重大用户投诉资料；⑧其它销售、售后有关的文件资料。 生产部长负责组织以下文件材料的归档：①有关生产管理制度和规定；②生产计划、生产台帐、生产报表；③设备、工装资料档案；④生产工作计划和总结；⑤生产重要会议记录；⑥其他生产有关的总要文件材料。 综合档案、财务档案和技术档案应分别建立文件资料归档明细表，明确各类文件资料的归档时间、分类号、保管期限及销毁审批权。 根据专业文件资料情况，采用二级分类或三级分类，一级分类目为专业类型、二级类目为文件类型、三级类型目为具体工作类型。 档案标识方法：全宗号、一级类目代号、二级类目代号、三级类目代号，单体代号或年度代号、保管期代号、案卷号。 档案的收集、整理由各部门根据各专业文件资料情况，按年或按月收集整理归档，应保证及时性、有序性、规范性。 档案案卷要求：①各类档案均应使用案卷封皮、卷内文件目录、备考表；②卷内文件排列应遵循文件形成的规律；③案卷装订要整齐、美观、尽可能无金属物；④封皮、卷内文件目录、备考表填写要求用黑钢笔、签字笔或打印、填写项目要齐全、完整、标准、字迹要工整、清楚。 档案的鉴定或销毁： 组卷时，卷内文件资料应按文件资料保管期限表划定保管期限，并在案卷封皮保管期限栏内表明。 对各部门保存的档案，每年组织一次鉴定，由档案管理员依据档案保管期限，对到期的档案进行逐卷逐张鉴定，列出清单，提出档案销毁意见，征求部门各级领导意见后，报公司办主任审查后，由总经理批准销毁，会计销毁，会计档案由财务主管审查签字。 销毁档案时要坚持二人以上监销制度，对密级档案的销毁应由主管领导和保安人员参加。 销毁档案应在指定地点，通过焚烧的方式进行。 对销毁的所有档案都必须建立销毁登记，参加销毁人员均应在销毁登记上签名注时，档案销毁登记长期保存。 文件资料档案利用和保密： 在市场经济竞争激烈的情况下，为了维护公司利益，必须加强公司的经济技术和管理资料和数据保密工作。 保密范围：①各种原材料进价、供货单位、库存数及收集来的各种信息；②销售对客户结算优惠方案；③财务资金状况及各种报表；④企业标准、技术数据以及有关技术资料；⑤生产经营重大决策；⑥员工个人经济收入等。 全体员工应做到不该知道的事不问，不该讲的话不讲，不该看的资料不看，不利于保密工作的事不做。 凡是到公司办理财务方面业务的人员，一律凭介绍信、身份证到公司办归口接待，由公司办转介到财务主管，其他人不准私自接待。 除税务部门汇算清缴有关税收外，未经