信息、文书与档案管理 胡伟 卢芳 赵修磊 第七章 文书管理新.pptVIP

文 书 整 理 工 具 一、装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章，以更好地保护正本的原始面貌。 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般是采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 文 书 装 订 目前常见的装订方式有线装法、变形材料、粘结式、无酸纸封套等。其中变形材料对材质要求较高，如金属制品（不锈钢夹、燕尾夹等）必须采用质地优良的不锈钢，而且要根据所在地区的气候条件以及库房保管条件，谨慎使用，消毒时也不得使用微波设备；塑料制品则必须有足够强度，以免年久老化断裂。粘结式使用裱糊浆糊以及其它对纸张无害的胶水，成本较低，但存在可逆性差，复印、扫描时不易拆除等缺点。 二、分类 分类就是指所有的归档文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类的组放在一起，使所有归档文件构成一个有机整体的过程。 《归档文件整理规则》中选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。在机关单位档案室的实际工作中一般是将几种分类方法结合，组成多种复式分类法。如：年度-机构-保管期限分类法，年度-问题-保管期限分类法，年度-保管期限分类法等。 分类方案就是在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是档案室工作的基础，是档案室规范化管理的起点，任何一个档案室都必须具备切合实际的分类方案，并且保持其相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于查找利用。 （一）年度分类法 年度分类法是运用得最广泛的分类方法，是指立档单位在整理时，严格按照归档文件落款日期将归档文件归入相应年度的分类方法。归档文件按年度特征分类，可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合，类目设置标准也很清楚、明确。 （二）组织机构（问题）分类法 1.组织机构分类法是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类，即立档单位内不同组织机构形成的归档文件要按机构分开。 采用组织机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源方面的固有联系，客观地反映立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中了反映某一方面内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。 2.问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类，即归档文件要按其本身内容涉及的不同问题分开。 采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象。在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。 当立档单位归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，因而单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的。较多的方法是将上述几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。 （三）保管期限分类法 保管期限一般分为为永久、定期两种。定期保管的年限一般分为30年、10年。采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，从而便于档案部门的保护和管理。 当立档单位归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，因而单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的。较多的方法是将上述几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。 三、排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等确定归档文件先后次序的过程。 对归档文件的排列，同一事由的相关文件应当排列在一起。事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。 事由的界定有较大的灵活性。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。 排 列 整 齐 的 档 案 排列的实际操作是：先按事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列。也可按文件的重要程度排列。不同事由间的归档文件按不同事由形成时间的先后、事由的重要程度以及按责任者、问题等排列。 四、编号 归档文件经过系统排列后，应依分类方案和排列顺序逐件编号，并在文件上加盖归档章（如图6-1），以固定位置，统计数量，便于查找和利用。 “编号”是包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称编号项目。 图6-1