使用SQL导入数据到Excel.docVIP

在Excel中，选择Data -Import External Data -Select New Database Query。当你选择了New Database Query 菜单选项的时候，你将看到如图B所示的界面，它会让你选择一个DSN。 ? 如果没有创建一个SQL Server的DSN怎么办？简单地选择界面中右侧的OK按钮，选择默认的信息。 DSN, DNS, ODBC:这些是什么意思？ 当你使用Excel连接到SQL Server上的时候，你就创建了一个开放数据库连接(Open Database Connectivity (ODBC) )连接到数据库上。这些连接和数据源姓名(Data Source Names (DSNs))相关，有时也被误写为DNS，做为在英特网上使用的区域名。 选择界面右侧的OK按钮。你将会看到打开了一个创建新的数据源的向导，如图C所示： ? 你可以自己定义DSN的姓名，并且选择你连接的数据源类型。在这种情况下，点击下拉菜单，选择最后一个数据源(SQL Server)，然后点击Connect按钮。 在SQL Server登陆界面中，你需要指定你的SQL Server 2000服务器机器的名字，同时还要输入登陆密码，以允许你的DSN成功地连接到SQL Server上。如果你的数据库服务器使用的是Windows的帐号和密码授权，选中Use Trusted Connection的复选框，然后点击OK。这种连接方式在图D中显示出来： ? 如果你的SQL Server使用SQL来进行登陆的，或者用户帐号是在SQL Server中创建的，那么，你就需要考虑来创建一个只读的SQL登陆帐号给其它的程序使用。如果你已经创建了一个帐号了，键入登陆名和密码，然后点击OK。如 果你需要确保你的数据源在如图D进行登陆的时候，总是能够连接到合适的数据库中去，你可以点击Options按钮，并且选择默认的数据库。在这种情况下， 数据库就会是Northwind。然后点击OK，并且进行向导的下一个步骤。当这个步骤不是必须的时候，它可能会使得这个过程更容易一些。图E显示了如何 进行选择。 ? 接下来向导会使用你给定的确认信息建立数据库的连接，并且会询问你是否希望给这个DSN指定一个表格，如图C中显示 的一样。你用不着填写这些信息。因为你的查询将使用到多个表格，所以没有必要去指定特定的一个表格。保存用户名和密码，如果你创建了一个SQL的登陆信息 作为只读用的，那么将它们（用户名和密码）作为DSN的一部分保存起来是一个比较好的主意；这样，你在进行报表处理的时候，就不需要特地填充用户名和密码 了。一旦你填充了所有的必要部分，点击OK按钮。这时就会返回到你选择A数据源的界面，但是这一次，在你的列表中就会显示有你所创建的新的DSN信息。选择你所创建的DSN信息，并且点击OK按钮。在下一个界面中，你就会见到如图F所示的查询向导。在这里，你可以展开表格前面的“＋”号，通过高亮化你希望选择的列来选择默认的数据库中表格的某几列（如果你事前选择了一个数据库）。选择中间的单箭头来将该列导入到列表中去。 ? 在你选择完你想要使用的列，点击Next。你将会要求填写输出集。当你在填写这些输出集合的时候，你实际上就是在建立查询语句中的WHERE的功能。如果你只希望看到order ID等于三的结果，那么你就按照图G来进行配置。 当你填充好你希望的输出结果之后，点击Next，告知查询向导你所希望的结果存储方式。这个界面显示了你在每个下拉菜单中所选择的列。如果你选择了一列，那么结果就会按照你选择的每一列存放。在 向导的最后一个界面中，你可以接着在Microsoft Query中修改你的查询要求，Microsoft Query 允许你进一步制定你所接收到的结果，或者，你可以创建一个OLAP查询，或者将结果返回到Excel中去。在向导的这一部分中，我将添加一些查询，并且将 结果用Microsoft Query和Excel的形式表现出来（如图H和图I）。 ? 当你确实将数据结果返回到Excel中的时候，也许是通过向导，或者是通过Microsoft Query 。你都将被要求选择一个存放数据的空间。如果你打算包括报表的标题，那么你就可以适当的多留出一点空间，并且从大约第六行的开始存放数据。如果你选择在 Microsoft Query 中查看查询信息并且进行进一步的修改，工具条上的图标显示为一个带有箭头的门，这个按钮是将数据返回到Excel中的一个功能键。 偶尔奏效的一种办法 当你使用一个更复杂的查询的时候，就如同我在上面举的这个例子，不是使用向导，而使用Query Analyzer （上文已经显示过）或者Microsoft Query来进行这个查询，就会变得简单得多。