文档管理操作手册.docVIP

文档管理 文档管理是帮助使用者管理个人和单位的文件，计划，会议，公文以及审批流转的各种信息，并提供相应的编辑，打印，下载，借阅，共享，转发等功能；文档管理包括我的文档、单位文档、公文档案、项目文档、综合查询。 每个用户对文档管理中我的文档都有所有的权限，而文档管理员对单位文档以及公文档案文件夹有全部的权限，对于项目文档根据关联项目中不同的角色权限而不同。 我的文档 点击一级菜单“文档管理”，选择“我的文档”，进入用户自己的文档管理的操作界面，如图： 图-我的文档 我的文档分成三部门，分别是“我的计划”、“他人文档”、“借阅文档”。 我的计划中分为“我的工作计划”，“日计划”，“周计划”，“月计划”，用户发送的计划会对应的归档到不同的计划分类中； 他人文档归档的是他人共享给自己的文件夹； 借阅文档归档的是我借出的文档和借给我的文档； 在他人文档与借阅文档中都可以通过借阅人以及借阅文件夹的【属性】进行消息订阅，如果订阅的目录发生文件新增/删除等则进行消息通知，并将变化的文件名用不同的字体颜色排在前面。 图-消息订阅 注意：借阅的时候同样支持下载/阅读控制； 图-下载/阅读对话框 功能键 【新建】包括6个功能： 1、新建html文档； 2、新建word文档； 3、新建Excel文档； 4、新建WPS文档； 5、新建ET文档； 6、新建文件夹 【上传文件】可以从本地硬盘上传各种文件到服务器。 【操作】 [更名] 更换文件夹名称。 [文件替换] 替换某个文件。 [移动] 将文件或文件夹进行相应的移动到其他目录中。 [删除] 删除所选文件。 【映射】建立文件对目录的相应连接关系，不移动文件的物理位置。 【发布】将所选文件发布到个人首页“常用文档”或者个人知识栏目中。 【转发】 [转发协同] 将文档管理中的存储文件和协同以转发协同的形式发送。 [关联协同] 将文档管理中的存储文件以新建协同的关联协同的形式发送。 [转发邮件] 将文档管理中的存储文件和协同再次以邮件形式发送。 【查询】支持的查询类型有：文件标题、关键词、类型、创建时间、创建者、所有者、公文文号 新建 新建HTML,WORD,EXCEL,WPS,ET文件 第一步：点击“新建”，出现下拉菜单，选择新建的文件类型。 第二步：进入文件编辑页面，编辑文件后点击保存退出。 第三步：双击需修改的文件进入到编辑页面进行文件编辑，完成后点击保存退出。 图-编辑文件 新建文件夹 第一步：点击“新建”，出现下拉菜单，选择‘新建文件夹’，弹出新窗口，输入新文件夹名称。 图-新建文档夹 第二步：按“确定”完成文件夹的新建，并可在我的文档中查看到。 图-创建文件夹 在我的文档中完成文件夹创建后，可以通过【属性】功能共享给指定人员以及对共享人员的访问权限进行控制。 图-设置共享权限 共享权限分为：浏览、读取、打印、下载。 上传文件 第一步：点击“上传文件”，弹出新窗口，点击“浏览”后在本地选择需上传的一个文件； 图-上传文件 注意： 在文档管理上传文件，可以通过安装A6精灵来进行批量上传，一次上传多个文件。 第二步：点击“加入”完成文件的上传，并可以在对应文件夹下查看到。 更名 第一步：勾选需更换名称的文件夹或文件。 第二步：点击“更名”按钮，弹出新窗口后输入新名称，最后点击“确定”即可完成操作，如图。 图-文件夹更名 注意： 用户必须对要更名的文档或文档夹有全部或写入权限。 文件替换 第一步：勾选需替换的文件。 第二步：点击“文件替换”按钮，弹出新窗口后添加新文件，最后点击“加入”即可完成操作，如图。 图-文件替换 注意： 文件夹不支持“替换”功能。 移动 第一步：勾选需移动的文件夹或文件。 第二步：点击“文件替换”按钮，弹出新窗口后选择新目录，最后点击“移动”即可完成操作，如图。 图-移动文件 注意： 用户必须要有目标文件夹的写入或全部权限才能成功，否则系统会作出权限提示。 映射 第一步：勾选需映射的文件。 第二步：点击“映射”按钮，弹出新窗口后选择新目录，最后点击“建立链接”即可完成操作，如图。 图-文件映射 发布 第一步：勾选需发布的文件夹或文件。 第二步：点击“发布”按钮，出现“个人常用文档”、“个人首页栏目”、“单位知识文档”三个选项： 图-发布功能 若选择“个人常用文档”或“单位知识文档”则提示发布成功，可在个人首页或单位首页中查看到，如图。 图-发布成功 若选择“个人首页栏目”，弹出新窗口后选择需发布到的首页栏目区域，点击“加入当前区域”，最后点击“确认”即可完成。发布后可在个人首页中查看到。 图-发布到首页 图-首页个人知识栏目 注意： 1.非单位文档管理员没有发布到“单位知识文档”功能； 2.只有文件夹才能发布到“个人首页栏目”中。 文档借阅