档案报送系统使用手册.docVIP

电子档案远程报送系统(V2009.0) 使用手册 南京大学 地理信息科学系 二 零 零 九 年 十二 月  因系统的改进手册内容可能有所变化，请以系统运行界面的提示为准。 目录 1 电子档案远程报送系统概述 1 1.1 系统概述 1 1.2 报送系统管理的对象 1 1.3 报送系统的数据组织体系 2 1.3.1 城建档案的数据组织 2 1.3.2 报送系统的数据组织 3 2 建设工程竣工档案资料 3 2.1 新建工程 3 2.1.1 竣工档案的基本著录项 6 2.1.2 工程档案的图上定位 7 2.2 文件级档案资料 7 2.2.1 文件档案台帐 7 2.2.2 标准归档文件的著录 8 2.2.3 一般图件的著录 11 2.2.4 管线图件的著录 13 2.2.5 照片文件的著录 15 2.2.6 声像文件的著录 16 2.2.7 光盘文件 18 2.2.8 其它文件 19 电子档案远程报送系统概述 系统概述 镇江城建档案馆为实际需要，提高现有工作的效率和改善工作方式，在建设单位移交工程档案的纸质文件时，同时也要移交电子文件，基于此提出，在原有的基于WebBos系统的城市建设档案管理系统的基础上建立一个电子档案报送系统。该系统旨在便于建设单位著录和远程上报工程档案资料以及档案馆对建设单位上报的档案资料的审核、存贮和管理。 该电子报送系统涉及到的用户主要包括建设单位、档案馆审核员和管理员等用户。建设单位主要负责完成相关工程档案资料（包括施工文档、施工图纸和许可文件）的著录、扫描，并统一成规定格式，打包上传，并提交纸质文件和刻录光盘以作备份。 档案馆主要负责根据建设单位的项目要求提供建设工程类归档内容的模板，以方便建设单位的著录；同时对建设单位上报的归档内容进行数据解析和审核，如果不符合要求则退回建设单位重新著录，审核通过则完成数据入库。 该远程报送系统目前计划分两期完成，该手册是对应于一期系统所制作。 （1）一期是以独立应用软件包的形式分发给建设单位使用。档案馆向建设单位分发该应用软件，建设单位使用该应用软件实现远程档案资料报送。这时报送的过来的资料并未解析入库，主要是规范建设单位报送资料的归档内容，便于档案馆后期都报送材料的审查、存贮和管理。统一的档案归档向导，引导建设单位根据档案馆提供的归档模板完成档案资料著录并完成最终的提交。 （2）二期是主要实现档案馆方将审核通过的资料解析入库，最终能将电子资料在城建档案管理系统上管理利用。 报送系统管理的对象 报送系统管理涉及的管理对象为 档案资料数据 档案资料指城建档案本身，包括项目级城建档案、案卷级城建档案和文件级城建档案。项目级档案资料分为工程资料与非工程资料。工程资料分为六类：建设工程竣工档案；工程规划管理档案；用地规划管理档案；选址意见书档案；招投标档案；竣工备案档案。本报送系统当中需要报送提交的档案资料是建设工程竣工档案这一大类。 报送系统的数据组织体系 城建档案的数据组织 城建档案一般以项目作为组织单位，每个项目包含若干档案案卷，每个案卷包含若干文件； 案卷根据载体形式分为项目标准案卷、照片案卷、声像案卷、光盘案卷、图纸案卷； 绝大部分情况下，项目档案以若干标准案卷的形式包装成册，入库保管；其它案卷（光盘、图纸、声像、照片等等）由于其介质的特殊性，一般单独或分类组合形成专门案卷，采用专门手段进行保管； 根据具体情况，档案也可以独立组卷，而不一定与某个项目相关； 案卷里面的文件可能以纸张、照片、图纸、光盘、录像带等方式存在，但在以信息化手段管理时，工程资料、案卷资料以及文件资料的摘要信息均需要以结构化的方式被保存在档案数据库中，以便检索； 对文件而言，如果存在电子化的副本，可以把该电子化副本原封不动保存在本系统中；在查询使用时，以其原始格式提供下载服务； 系统对部分电子文件格式提供直观的展现，如图片型文件（含数码照片和纸张扫描形成的电子图片）、Shapefile格式的GIS地图数据文件、SDF格式的GIS地图数据文件、DWF格式的GIS地图数据文件、经编码的声像文件、纯文本以及HTML格式的文本文件。 对不同案卷，在输入电子文件附件时，系统将对文件格式进行检查，以使得文件格式与所属的案卷类型符合，具体而言： 照片案卷只能包含图片型电子文件 声像案卷只能包含音频或者视频电子文件 图纸案卷（又分一般图纸案卷与管线图纸案卷）只能包含GIS地图文件 光盘案卷可以包含任意格式的电子文件 标准案卷可以包含任意格式的电子文件 图1.1 报送系统的数据组织 本报送系统当中需要报送提交的档案资料是建设工程竣工档案这一大类。建设单位上报的电子文档主要包括施工文档、施工图纸和许可文件等扫描件，为了将这些不同格式的电子文件归并成统一的信息交换格式，这里采用XML文件的描