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《秘书学》复习资料 考试题型： 填空题（20分） 判断题（1分×10 = 10分） 单项选择题（2分×5 = 10分） 简答题（8分×5 = 40分）（考“很重要”内容） 分析题（10分×2 = 20分）（考课后讨论题） 秘书机构的设置程序：确定组织架构、规定职权职责、配备工作人员、制定规章制度。 秘书机构的设置原则：精兵简政的原则、相对稳定的原则、正确用人的原则、讲求效益的原则。 秘书机构的特点（简答）（P20-21） （1）地位的依附性 （2）工作的辅助性 （3）联系的中介性 （4）设置的普遍性 秘书人员的分类（简答）（P22-23） （1）按秘书工作岗位的职责来分，可将秘书分为一下三大类： 第一类：政务秘书。主要是参与政务的秘书人员，包括既要秘书、文字秘书、政策秘书、信访秘书、新闻秘书。 第二类：事物秘书。主要是管理机关内部事务的秘书人员。 第三类：专业秘书。主要是从事专业性较强的工作的秘书人员，如科技秘书、教学秘书、外事秘书、经济秘书、财务秘书、公关秘书等等。这类秘书人员必须具有某一方面的专业技能。不同机关根据实际需要配备不同的专业秘书。 （2）按秘书服务对象的性质来分，可将秘书分为公务秘书和私人秘书两大类。 秘书机构辅助决策职能的职责（工作）和要求（简答，P26-28） （1）履行六项职责：其一，收集信息；其二，拟定方案；其三，论证方案；其四，表述方案；其五，解释方案；其六，修正方案。 （2）明确四个要求：其一，学习理论，掌握方法，以在决策中为领导提供优质的服务；其二，提供信息，务必确切，否则会导致决策的错误，给整个系统带来严重的损失；其三，分析深入，判断准确，切不可因为自己仅仅是参谋不是决策者而敷衍了事；其四，跟踪进展，及时反馈，使领导能及时采取相应的措施解决问题。 秘书机构管理信息职能的职责（工作）和要求（简答，P28-31） （1）秘书部门要管理好信息，充分发挥信息的功能，必须重视以下几个环节：信息输入——信息的鉴别——信息贮存——信息处理——信息输出——信息反馈——信息输入，这形成了信息的环流。其中，信息的输出有两种方式：简单输出，即将现成的信息材料不经加工，直接输出；复杂输出，即在分析现有信息材料的基础上，将经过大脑的加工而形成的思想材料进行输出，是一种主客观相结合的新的信息。 （2）收集信息应坚持以下原则（或要求）：真实性、多样性、层次性、时效性。 （3）鉴别信息的要求是：判断真伪、分清优劣、辨析缓急。 （4）贮存信息的要求：分类恰当、方法得当、确保安全。 秘书机构参与协调职能的职责（工作）和要求（简答，P33-35） （1）协调有主动协调和被动协调之分。 关于主动协调，主要履行以下四个职责：其一，根据领导的思想意图和指示精神，统筹兼顾地起草工作计划；其二，解释领导的决策意图和指示精神，并回答有关咨询；其三，受领导之托，邀集有关单位或部门的有关人员，商讨需要共同完成的任务；其四，主动与兄弟机关单位保持密切的关系，尤其是那些工作中经常发生关系的机关单位。 关于被动协调，主要履行以下五个职责：其一，及时发现不协调的行为；迅速查明不协调的原因；其三，主动提出协调的意见和建议；其四，可以在领导授权下直接进行协调；其五，关注协调后的效果。 （2）明确以下四个要求：尊重事实、坚持原则、注重时效、解决彻底。 秘书机构协助控制职能的职责（工作）和要求（简答，P37-39） （1）五项职责：其一，协助领导制定标准；其二，检查执行的情况，掌握反馈信息；其三，分析问题产生的原因，提出纠正的建议；其四，检查纠正意见的落实效果；其五，保持信息传递通道的畅通。 （2）五个要求：要主动、要及时、要灵活、要有重点、要考虑人的因素。 秘书机构处理事务职能的职责（工作）和要求（简答，P40-41） （1）十项经常性工作：其一，接听电话，凡内容重要的来电须做电话记录；其二，接待来宾，如需解决食宿，应妥善予以安排，并尽可能为他们提供各种方便；其三，负责管理机关用车；其四，负责安排机关下班后和节假日的值班人员；其五，布置会场，准备茶水和音响设备；其六，为领导出差预购机票和车船票，并提前与对方的秘书部门取得联系，请他们在交通、食宿等方面予以安排；其七，负责机关内部防火、防盗等安全工作；其八，负责管理机关内部的固定财产；其九，负责事务性工作的对外联系；其十，办理领导交办的其他各项事务性的工作。 （2）三个要求：秉公办事、不厌其烦、精益求精 注：第5-9题选考其一 10、秘书工作的特点：从属性、综合性、机要性、事务性。 11、秘书工作的要求（简答，P46-47） 关于秘书工作的要求，可分高低两个层次，即低位要求和高位要求。 （1）秘书工作的低位要求有以下四个方面：准确、及时、细致和保密。 （2）秘书工作的高位要求主要体现在以下三个方面：其一，超前性，包