文件管理(公文格式与运转.ppt

文件管理 浙江省档案局 陈慧瑛 文件的概述 文件是一种信息记录，是人类社会记录、固定和传递信息的工具。文件是档案的主要来源。科学地管理文件不仅能提高机关、企事业单位的工作效率，而且也能为今后的档案工作打下坚实的基础。 第一节 文件的概念 一、文件： 是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。 是国家机构、社会组织和个人在履行其法定或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 二、文书：是组织或个人以文字方式直接记录信息的材料，是交流情况，处理和解决问题的工具，是一种书面方式的文件。 “文书”与“文件”具有通用性 广义文件与狭义文件之分 三、公文：即公务文件。公文是法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整形式和处理程序的文件。 特点：由法定作者制发 具有法定的权威性和现行效用 具有规范体式和特定的处理程序 作用：发布政策法令、传达工作意图、 联系公务与记载工作活动的一种重要工具 第二节 文件的种类 一、划分方法： 按来源分：有收文、发文和内部文件 按保密程度分：有绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开 按行文方向分：有上行文、下行文和平行文 按载体形式分：有纸质文件、感光介质文件、磁介质文件和电子文件 按文件规范性情况分：通用公文和事务文件 二、通用公文的名称和用途 1996年5月中共中央办公厅印发的《中国共产党公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种。 2000年8月国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》，确定公文种类为13类14种，具体的公文名称和用法是： 1、命令（令） 是我国国家行政机关、国家领导人或军事机关颁发的具有强制效力的指挥性文件，是一种法规性、强制性很严格的下行文，一经发布，就要求有关机关和人员必须坚决执行。 主要用途有四种：①发布重要行政法规与规章。②宣布施行重大强制性行政措施。③奖惩有关人员。④撤销下级机关不适当的决定等。 2、公报、公告和通告 公报用于公开发布重要决定或者重大事件；公告用于向国内外宣布重要事项或法定事项； 通告用于在一定范围内公布应当遵守或法定周知的事项。 三者之间的区别：使用的范围不同 作用不同 公布的方法不同 3、决定和决议 决定和决议是领导机关对于重大行动、重要问题作出安排、规范和决策时使用的领导性、规定性文件。都属于下行文。 决定的主要用途：①对重要事项或重大行动作出安排。②用于奖惩有关单位与人员。③变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 决议用于经过会议讨论通过的重要决策事项。 它们之间的区别：内容不同；形成程序不同；效力不同；行文主体不同。 4、指示 是党的上级领导机关用于对其下级机关布置工作，提出或阐明开展工作的原则和要求的一个文种，属于下行文。具有很强的法规性、政策性和原则性。 5、意见、条例和规定 意见是对重要问题提出见解和处理办法的一种公文名称； 条例是对某一方面的工作做出比较全面、系统的规定； 规定是对某一方面的工作或某一工作的部分事项作出具体的行为规范。 6、议案 它是指会议所要审议的事项。 主要用途：使用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提出审议事项。 议案分为法律案、预算案、质询案及有关国家、地方重大事项的议案等。 7、报告 即告诉的意思。是各级机关或团体单位向上级机关和业务主管部门汇报工作情况等而制发的一种陈述性公文名称。 主要用途：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。 8、请示与批复 请示是下级向上级请示问题，并要求上级对所请示的问题给予批示或答复的一种请求性公文名称。 主要用途：用于下级向上级机关请求指示和批准。 批复是上级对下级请示的问题表明态度、提出意见和办法的一种批答性公文名称。 主要用途：用于答复请示事项。 请示与批复的共同点：一文一事，逐级行文。 9、通知 是机关、团体、企事业单位在日常工作中经常使用的一种告知性质的公文名称。是最常用的下行文。 主要用途：批转或转发文件；发布法规和行政规章；办理、执行或告知事项；任免或聘用干部等。 10、通报 是机关或团体单位制发的一种具有教育意义和指导作用的告知性公文名称。 主要用途：表彰先进；批评错误； 传达重要精神，交流重要情况。 分成三类：表扬性通报；批评性通报；情况通报。 12、函：又称公函，是机关在日常的公务联系中经常使用的一种公文名称。 主要用途：用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准和