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谈电算化会计中会计分录的编制 　　摘要：会计分录是会计工作中的一个重要的信息记录，是将每项经济活动的开支与收入以借贷的形式记录下来作为会计依据的主要手段，是每笔账目的具体明细。因此，做好会计分录的编制是非常重要的，若会计分录编制混乱，必将会给会计工作的开展带来很大影响。而在当前信息时代下的会计工作中，除了传统的手工记账之外，还需要以电算化会计的方式进行账户收支记录。那么如何才能做好电算化会计中会计分录的编制呢？以下本文就来详细探讨这一问题。 　　关键词：会计电算化；会计分录；编制方法；账户收支 　　与传统的手工会计分录相比，电算化会计的会计分录编制原则与之相同，都是依照“有借必有贷，借贷必相等”的编制原则进行记录。但就会计分录的编制方法以及存储方式上，电算化会计还是与手工记账有着很大区别的。这主要取决于会计电算化是需要利用计算机来进行会计记录的。因此一些数据与信息需要经过一定的变换，才能被计算机系统所接收，从而实现正确的会计信息录入，避免会计信息失真的现象发生。 　　由于会计分录是记录会计活动的主要依据，也是最直观明了的记录，因此在编制会计分录时，必须要做到账证相符，记录清晰，有据可依。在以往的手工环境中，会计人员进行会计分录编制时，能够通过人脑分析直接以不同的颜色在规定的栏目下记录借贷信息，尤其是一些需要用红字记录的会计信息中，会计分录更是需要以相反的颜色将信息记录在相反的栏目下。而在电算化的会计分录编制中，电脑则不会对信息进行分辨后记录以正确的字体记录到正确的目录下，这就会出现会计信息错误的现象。 　　例如在会计记录中，期间费用类帐户一般是借方分析多栏式明细帐，平时发生的各项业务登记到借方，只有到结转费用帐户时，才从贷方转出，出现贷方发生额。例如：“坏帐准备”是按照“应收帐款” 期末借方余额的一定比例提取的，若“坏帐准备”期末贷方余额大于按照“应收帐款” 期末借方余额的一定比例提取时，就要将其差额冲减“管理费用”，传统手工会计分录如下： 　　借：坏帐准备× × × 　　贷：管理费用× × × 　　会计人员根据这个会计分录登记“管理费用” 明细帐时，由于“管理费用”是借方分析式多栏帐且平时不出现贷方发生额，会计人员必须经过大脑分析，用红字（分录本身是蓝字）登记到“管理费用” 相应明细帐户的借方，从而造成帐证方向不一致。而在电算化会计中，计算机记帐不可能象人脑那样分析，它会毫不犹豫地登记到“管理费用” 相应明细帐户的贷方，从而造成手工与机器登记的管理费用借贷方发生额不等（借方手工大，贷方手工为零），影响会计报表编制的正确性。究其原因，是传统会计不规范处理所致。会计人员应适应这种变化，将会计分录变换成如下分录，就不会出现上述问题。 　　借：管理费用×× ×（红字） 　　贷；坏帐准备×××（红字） 　　另外，在会计实务中，对于费用冲减会计分录的编制也是一个容易引起错误的地方。在传统的手工会计分录编制中，冲减费用的会计分录是以贷记某费用账户的方式记录。例如在企业的财务会计管理中，贾某出差回来后向财务退回了1000块钱差旅费。此时若以手工方式记账，会计分录应当编制如下： 　　借：现金1000 　　贷：管理费用1000 　　而在电算化的会计分录编制中，则不能直接以这种方式反映在计算机上，在此情况下，可以采取两种记录方法来正确处理冲减费用的会计分录编制问题。第一种方法是红字冲销费用支出数和现金支出数；第二种方法是在借方用红字冲减费用支出数，再用蓝字在贷方记录现金的增加数。其会计分录的表示方法分别为： 　　借：管理费用—1000 　　贷：现金—1000 　　或 　　借：管理费用—50 　　贷：现金50 　　但在实践中发现，采用第一种对冲减费用进行电算化会计分录编制，是需要有一定的前提条件的，若不能在这些条件下使用第一种编制方式，就极易引起账目混乱，帐证不符的现象，使得会计信息不符合实际。其前提条件是的前提条件是该单位采用的是记帐凭证不分类且记帐凭证格式统一。如果记帐凭证分为收、付、转三类的话，那么这张记帐凭证只能是付款凭证格式（贷记现金），填制付款凭证肯定让人费解。再说，各单位都很重视货币资金，尤其是现金，有的单位仍然要求出纳每天手工登记现金日记帐，根据这张付款凭证登记现金，日记帐，是登记到借方（蓝字）还是登记到贷方（红字）呢？登记到借方，导致帐证方向不一致；登记到贷方，表示现金的减少，虽然是红字，也让人难以理解。那么如何才能防止这种现象的发生呢？笔者以为，我们在这类账目的会计分录编制中可以引入一种会计过渡科目，来辅助完成电算化会计的会计分录编制。过渡科目的具体使用方法笔者会在后文介绍，在此处就不多加叙述。 　　在实际的电算化会计实务工作中，还常常会遇到一些需要在账户之间互相调整而产生的会计活动，这