应用文写作之商务信函.docVIP

中文商务信函的写作格式 中文商业商务信函的写作格式??　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。?? 　　(1)开头?? 　　开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。 　　(2)正文?? 　　信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：?? 　　①向收信人问候；?? 　　②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；?? 　　③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；?? 　　④提出进一步联系的希望、方式和要求。?? 　　(3)结尾?? 　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。?? 　　(4)署名?? 　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。? (5)日期?? 　　写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。 外贸信函的结构 （1）信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。????英文信封的基本格式是（美国式）：????THE TENTH NATIONAL????BANK，Stamp????101 Wall Street，????NEW YORK 5．N．Y．，????U． S． via air?????mail????Mr．Liming，????No 363，Renmin Road，????Chong Qing，630000????China????这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：????630000????中国重庆人民路363号： 贴????邮票????李??明 先生 收????美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄????由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址（这是美国式写法，英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。），在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上，是先写收（寄）信人的姓名（名称），第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码，第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。??（2）信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址（与信封上写法一样），再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如：????例一：????150 Kensington Road????Brooklyn，New York 12②，N．Y．③????June 10 1985????例二：????Established 1900????TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRE????SS：????CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO????Ref．No．??CHICAGO，ILLINOIS CODES USED：????March 16 1982 ALL CODES????RENTLEY’S PRE????FERRED????注：实例中央上面Established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（Telephone）是电话号码，Ref．No（等于Correspondence Reference No．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号