(中粮置业)项目编码及文档管理程序(正式)资料.docVIP

中粮置业投资有限公司 项目文件编码及文档管理手册 （试行版） （第一版/2009-6-1） 文件认可 行为 签署 日期 编制 审核 批准 授权 中粮置业投资有限公司 目 录 1.引言 2.文件归档 2.1电子文件归档 2.2书面文件归档 3.文件编码系统 3.1 文件编号（编码）系统 3.2 项目参与单位编号（编码）表 4.文件收发程序 4.1 地址和邮件 4.2 来件受理过程 4.3 发函过程 4.4 承包商文件提交 5.图纸管理 5.1 图纸分类 5.2 图纸接收 5.3 图纸发放 5.4 旧图存档 6.借阅管理 7.标准格式和表格 附录1预算合约部文件归档系统结构图 附录2招标阶段文件存档目录 附录3经济文件存档内容 附录4项目文件编号（编码）表 附录5项目参与单位编号（编码）表 附录6 文件收进流程 附录7 文件发放流程 1.引言 1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。 1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。 1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。 1.4本手册在中粮置业公司预算合约部范围内使用。 2.文件归档程序 2.1电子文件归档 2.1.1预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如： 每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。 2.2书面文件归档 书面文件的归档原则： 2.2.1一类一档： 所有文件分别按类归档，分为合同、收/发文、变更文件、经济文件、会议纪要、图纸，具体见附录一。 2.2.2在一类一档的基础上，具体再根据对应合同进行归档、，原则上合同相关文件，包括经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同分别集中归档 2.2.3内外存档资料 ：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。 2.2.4收文：收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。 2.2.5发文：发文统一按照。发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式； 2.2.6 收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。 下面是预算合约部文件归档系统目录。 1.招投标阶段 1.1资格预审阶段文件 1.2招投标阶段文件 1.3定标阶段文件 1.4合同签署阶段文件 1.5其他文件 1.6招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。） 2.履约阶段 2.1收/发文 2.1.1承包单位 2.1.1.1监理单位 2.1.1.1.1收/发文 2.1.1.1.1.1 内部收/发文 2.1.1.1.1.2 外部收/发文 2.1.1.1.2监理月报 2.1.1.2总承包单位 2.1.1.2.1收/发文 2.1.1.2.2监理月报 2.1.1.3造价咨询公司 2.1.1.3.1收/发文 2.1.1.3.2测量师报告 2.1.2公司内部单位 2.2合同 2.2.1设计类 2.2.2咨询类 2.2.3工程类 2.2.4采购类 2.2.5前期类 2.2.6其他类 2.3合同变更 2.3.1设计变更（根据对应合同细分归档） 2.3.2工程洽商（根据对应合同细分归档） 2.3.3现场签证（根据对应合同细分归档） 2.3.4图纸会审（根据对应合同细分归档） 2.4经济文件 2.4.1经济审批文件 2.4.1.1设计变更（根据对应合同细分归档） 2.4.1.2工程洽商（根据对应合同细分归档） 2.4.1.3现场签证（根据对应合同细分归档） 2.4.1.4工程款支付（根据对应合同细分归档） 2.4.1.4主材调价（根据对应合同细分归档） 2.4.2材料设备审批（根据对应合同细分归档） 2.4.3材料品牌变更（根据对应合同细分归档） 2.5会议纪要 2.5.1监理会议纪要 2.5.2咨询例会 2.5.3其他与合同相关会议与对应合同一起归档 2.6图纸 3.其他 3.1内部传阅文件 3.2内部留存文件 2.2.2所有书面文件归档方法详见附录1《预算合约部文件归档系统结构图》。 2.