6基本建设项目档案管理规定资料.docVIP

1 目的 为规范公司基本建设项目档案管理，充分发挥项目档案在工程建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，根据国家有关法律法规和上级相关文件精神，结合公司实际，制定本规定。 2 范围 本规定适用于公司基本建设（含新建、更新改造、大修理）项目档案管理。 3 术语和定义 3.1 建设项目档案 本规定所称建设项目档案指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体形式的项目文件。 3.2 项目文件 本规定所称项目文件指项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。 3.3 项目前期文件 本规定所称项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 3.4 项目竣工文件 本规定所称项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 3.5 项目竣工验收文件 本规定所称项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 4 职责 4.1 总经理办公室是公司建设项目档案工作的归口管理部门，主要职责： 4.1.1负责执行集团公司建设项目档案工作管理制度，制订公司建设项目档案管理办法； 4.1.2 负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导； 4.1.3 负责公司建设项目档案验收工作； 4.1.4 负责参加公司建设项目竣工验收； 4.1.5 负责组织公司建设项目档案业务交流与培训工作； 4.1.6 负责接收保管专业分公司级及以上审批管理项目的档案实体。 4.2 工程处是公司新建项目工程管理部门，负责指导、监督、检查各项目部项目档案管理工作。 4.3 生产处、管道处是公司更改大修项目工程管理部门，负责指导、监督、检查所属各单位项目档案管理工作。 4.4 项目建设单位 4.4.1 项目建设单位负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作；对项目档案的齐全、完整、准确负责；负责项目档案的移交工作。 4.4.2 项目建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。 4.4.3 项目建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理工作，并向建设单位档案管理部门归档。 4.4.4 项目建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、接收项目文件。 5 管理内容 5.1 建设项目档案管理一般规定 5.1.1 公司建设项目档案是项目建设历程的真实记录和原始凭证，是生产运营、管理维护、工程改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。 5.1.2 建设项目档案工作应当坚持“三同步”的原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。 5.1.3 项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。 5.1.4 项目建设单位应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。 5.1.4.1 档案完整指按《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档，各种文件原件齐全。 5.1.4.2 档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。 5.1.4.3 档案系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。 5.1.5 项目申请立项后，项目建设单位应明确档案管理机构、人员，负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。 5.1.6 项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。 5.1.6.1 项目建设单位在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理（以下简称参建单位）等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。 5.1.6.2 项目建设单位办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案管理部门根据合同（协议），检查所提交的项目文件，符合档案管理要求