XX通信公司采购申请.docVIP

东方通信公司采购申请 范围 公司所有部门向采购部申请进行采购的业务活动 控制目标 保证计划内采购的顺利执行 简化计划内采购的申请步骤，加快采购计划的执行效率，保障生产的顺利进行 对计划外的采购严格进行审批，降低公司的营运成本，提高各部门采购计划的科学性和严肃性 提高各部门采购时的全局意识，强化各部门的生产经营活动与其他相关部门互相配合的观念 主要控制点 各请购部门的的采购申请表应依据权限报经本部门的负责人审批 采购申请应上报采购经理进行审批，当采购经理不同意进行采购时，应书面向申请部门说明原因 采购经理审批同意的采购申请应转交财务经理审核审核 对于重大关键设备或金额较大的采购应递交物流副总裁进行审批 采购部秘书对于审核为计划外的采购申请，会同申请人和有关部门收集信详细的支持文件和说明 各部门计划外采购申请及详细说明应报经主管副总裁审阅 在采购员通过各种途径解决采购物品的供应商后，将价格上报采购经理进行审核 特定政策 如采购部门的意见与使用部门发生冲突,则提交相关主管总裁裁定 应优先向已有的供应商或签订长期供货合同的供应商采购 在采购价格与采购周期上,应综合考虑既要降低采购成本和满足使用部门需要 涉及部门 申请部门 物流副总裁 财务部 流程说明 计划外采购 步骤 涉及部门 步骤说明 系统操作 申请部门 申请部门秘书在发现采购申请为计划外时，会同有关部门及申请人员准备必要的说明和支持文件 申请部门 由秘书送主管副总裁审阅 申请部门 主管副总裁同意，则将详细说明报告、支持文件和采购申请提交物资管理部 申请部门 主管副总裁不同意，退回重新申请 物资管理部总经理 物资管理部总经理收到文件后，对详细说明报告和支持文件进行审核后，将采购申请单转到采购部，采购部总经理交负责的采购员查询采购计划 采购部采购员 采购员查询是否仅为数量或时间与采购计划不同 采购部采购员 如与计划相同，采购员与供应商联系是否可以根据长期合同解决 采购部采购员 如可以根据长期合同解决，则和供应商确认价格 采购部采购员 如无法通过长期合同解决的，则重新进行商务谈判，接商务谈判及询价流程 采购部总经理 如属计划外的公司未签订长期合同的或无法通过长期合同解决的，由采购部总经理分派采购人员对新的采购物品启动采购流程，接供应商初步评价流程 采购部采购员 采购员确定采购物品的价格，完成采购申请报告，并报采购部总经理审批 采购部总经理 审核同意的，采购员将采购申请单分送财务部和申请部门 采购部总经理 否如审核未通过的则退回修改 采购部采购员 采购员判断是否依据长期合同解决 采购部采购员 如依据长期合同解决，则与供应商签定补充协议 采购部采购员 如不属于长期合同解决的，则与供应商签定新的采购合同，接合同的编制和审核流程 主要涉及文件 文件名称 编制部门 主要内容 1．采购申请单 申请部门 采购物品的名称、型号、数量、类别等 2．采购物品详细说明及支持文件 申请部门 物品采购的原因说明等 填表说明 采购申请单 步骤 步骤说明 1 使用人员填写采购申请单 2 部门负责人或主管副总裁审批 3 采购部总经理或物流副总裁审批 4 财务部经理或财务总监审批 采购物品详细说明及支持文件 步骤 步骤说明 1 部门秘书会同有关部门及申请人员编制采购物品详细说明及支持文件 2 主管副总裁审批 3 物资管理部总经理审核 职责分工 文件编号名称及联数 编制部门 编制人员 提交部门 提交时限 提交频率 采购申请单 申请部门 申请人员 申请部门 部门负责人或主管副总裁 采购部总经理或物流副总裁 财务部 8工作小时 2工作小时 4工作小时 8工作小时 每月一次 采购物品详细说明及支持文件 申请部门 申请人员、部门秘书、相关部门人员 申请部门 主管副总裁 物资管理部总经理 4工作小时 4工作小时 2工作小时 不定时