采购流程041230精要.doc

采购流程-北京 目的：为更好地配合公司业务工作，进一步规范采购流程，以因而对现有采购程序进行修正和补充。 1 采购基本流程 2 设备采购流程各阶段说明 2.1 采购申请 销售代表签订项目(或销售)合同后，销售代表或项目经理填写并向采购部门提交《采购单》 （见附表一）。填写说明如下： 产品说明（名称、规格型号、版本）栏：填写生产厂商、设备名称及其详细配置或定货号。 参考价栏：填写推荐价格或合同中设备价，如无分项设备价，应填写设备总价。 交货时间栏：应根据采购周期分类填写，在交货地点栏内填写详细交货地址及收货人。 技术负责人审批签字栏：由相关技术负责人进行审批，具体如下： 主机及网络设备由技术总监负责审批。 布线设备由IBS部门经理负责审批。 软件产品由软件部经理负责审批。 注意：同一生产厂商的设备应填写在一起，相同交货时间的设备应填写在一起。 2.2 进货审批 2.2.1 进货审批原则： 在产品品牌、型号、品质、服务同等的情况下，优先考虑产品价格。 在产品价格同等的情况下，优先从项目所在地的供货商处进货。 对于与厂家、合作伙伴合作的项目，产品采购根据具体情况进行。 2.2.2 采购部门的进货审批 采购部门根据《采购单》中采购要求，对项目所需设备进行询价，并选择供货商。由采购员填写《采购申请单》中进货审批部分，填写说明如下： 在审批价栏内填写所询价； 在供货商栏内填写拟选择供货商单位名称，可简写。（采购人员提供至少三家供货商的供货价格及信誉额度，经综合比较后,确认设备的进货渠道。） 在采购形式栏内填写“合同”、“口头”、“现场”三种采购类型（即与供货商签订采购合同、实施口头采购或委托现场采购）。如无以下情况，更改确认栏不填写，如出现以下情况，销售代表或项目经理在更改确认栏内签字确认： 设备审批价高于采购申请部分中的参考价； 交货时间达不到采购申请要求； 采购申请中设备配置发生更改（更改时，销售代表或项目经理提出更改申请，说明更改原因，并详细列示更改后配置）。 《采购单》中进货审批部分，经采购部门经理、财务经理、总经理审批后，采购员开始实施采购。 2.2.2 现场采购的采购审批 经《采购单》审批确认为需现场采购的，由采购部门采购员填写《现场采购授权书》（见附表二），交现场项目组采购。 未经《采购单》审批，需要现场临时采购的，根据采购额度，分为以下二种： 采购额在1000元以下的，现场项目组填写《现场采购申请单》（见附表三），经项目经理批准，可先自行采购，并将《现场采购申请单》传真至采购部门。 采购额在1000元以上的，现场项目部填写《现场采购申请单》，经项目经理审核，并将《现场采购申请单》传真至采购部门，采购部门审批后，填写《现场采购授权书》，传真至现场项目组，实施现场采购。 2.3 采购过程 2.3.1采购部门工作流程： 2.3.2 采购部门采购 采购部门采购员在实施采购前，应查阅项目/销售合同，注意付款方式、质保期、培训及售后服务等有关内容。 采购部门采购员在实施采购过程中，适时填写《采购单》中采购记录部分。 在采购价栏内填写实际采购价。设备到货，在入库时间栏内填写到货时间。设备到达公司或直接送达现场，通知库管员办理入库手续。 采购合同额大于5万元的，采购员必须与供货商签订书面采购合同。采购合同应明确设备清单、合同总价、付款方式、质量要求、到货时间及地点、违约责任等内容，采购合同由采购部门经理签字。采购合同额不足5万元的，采购合同由采购员签字，也可采取口头订单形式。采购合同凭《采购申请单》盖章。 2.3.3 现场采购 现场采购由现场项目组实施，采购部门审批、记录。 现场采购合同额在5000元以上的，现场项目组必须与供应商签订书面采购合同。 《现场采购申请单》、《现场采购授权书》及采购合同由采购部门保存。 2.4 设备送达 2.4.1 设备送达公司 购货合同签订后，采购人员应即时通知库管员做好接货准备（公司所购设备只允许库管员签收，库管员因故不在，应由库管员委托其他同事代为签收），同时，填写入库通知单并交给库管员，库管员依据入库通知单收接货物；库管员收