深圳电算化第四章.docVIP

第四章 会计核算软件的操作要求。 第一节 电算化会计核算基本流程。 1.会计核算流程,也称账务处理程序,是指在会计核算中根据记账凭证登记总账和明细账以及日记账的方法 2.其主要区别在于登记总账的方法互不相同.其处理过程有6个步骤,(3)根据各记账凭证登记相应的明细账 3.在电算化条件下,会计核算的目的,原理和方法与手工账务处理基本上是一致的.电算化会计核算基本流程是手工会计核算基本流程的进一步抽象. 4.电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同,会计核算的”凭证-账簿-报表”这一基本模式并没有发生改变,但核算流程中各环节的工作内容却有很大差别. 一、编制记账凭证。 (1)手工编制完成记凭证后录入计算机 (2)根据原始凭证直接在计算机上编制记账(3)由账务处理系统的自动转账功能生成自动生成转账凭证. (4)由账务处理系统模块以外的其他业务子系统生成并自动传送到账务处理系统处理的记账凭证. 注:为了明确相应的职责,采用后面三种方式产生的记账凭证,应当在记账凭证记账前打印出会计凭证并由经办人签章 二、凭证审核。 1.包括凭证的合理性,合法性,正确性和完整性等的检查,它是手工系统内部牵制的重要手段. 在电算化会计核算中,不管是记账凭证,还是自动转账产生的记账凭证,同样需要经过凭证审核后方可记账..对于手工编制完成后再录入计算机的记账凭证,还需要检查凭证录入的正确性,防止有意或无意的录入错误的发生 2.已输入计算机的记账凭证的审核应该由具有审核权限的会计人员进行. 三、记账。 电算化会计核算中的记账和手工会计中的登记账簿的意义是相同的,都是一个数据,汇总的过程. 2.在账务处理过程中有必要比较总分类账户的余额与对应的明细账余额之和,以保证账户记录的正确性. 3.记账只是一个数据传递过程 4.(1)记账只是一个功能按键 (2)记账时,计算机同时登记总账,明细账和日记账,以及其他需要登记的辅助核算账簿 (3)计算机记账时,只是将凭证数据从记账文件转移到相关的账簿中,而没有产生新的会计核算数据. 注;不同账簿数据是由计算机软件从记账凭证文件中自动生成更新,不需人工参与. 四、结账和编制会计报表。 1.电算化会计核算中,在一些定点开发的专用会计软件中,通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表对应关系,结账和编制报表可以作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成. 2.但通过同样的一次性预告定义的账户结转关系和账户报表对应关系,结账和编制报表的工作难度已大大降低. 3.虽然试算平衡表在会计系统中现在一般还都保留,但它的功能相比手工会计核算来说已大大减弱 第二节账务处理模块基本操作。 1.把设置账户,编制和审核凭证,登记账簿统称为账务处理 2.账务处理模块就是利用计算机完成账务处理工作的模块,是会计核算系统的一个子系统,它的目标主要有以下5个方面: (1)及时,准确,全面地采集和输入会计 (2)审核已输入系统的记账凭证并登记日记账,明细账和总分类账等各类账簿 (3)正确完成结账工作 (4)及时,准确地输出各种账,证,表 (5)建立与其他子系统的数据接口,实现会计数据传递与共享 3.账务处理系统在整个电算化会计核算系统中起核心作用.是以货币为主要计量单位,,完全\全面\系统地反映企业供产销的所有方面.是整个计算机会计系统数据交换的桥梁,是整 个计算机会计系统的核心.也是最基本的一个子系统 4.账务处理系统的主要功能包括:系统初始化,凭证管理,记账,账簿查询,期末处理等 一、系统初始化。 1.电算化会计系统初次启用时,也需要根据单位的实际情况进行参数设置工作,这个过程被称为系统初始化. 2.需要进行(1)设置操作员,(2)分配操作员的权限,(3)设置会计科目,(4)设置外币及汇率,(5)凭证类别及结算方式的定义,(6)各类辅助核算项目的定义,(7)以及期初余额的录入等.只有初始化工作完成后,才能进入正常的计算机日常账务处理. 3.初始化阶段会增加会计人员的工作量 （一）设置操作员及权限。 1.每个操作员进入系统时,系统将根据其姓名,密码及操作权限限制其操作内容,从而避免无权操作,越权操作情况的发生,保证系统的安全性,保密性. 2.操作员及其权限设置一般在系统初始化时完成,平时根据人员变动可进行相应调整. 3.具体操作人员只有修改自己口令的权限,无权更改操作权限.同时,必须遵循不相容职务分离的原则. 4.调用菜单命令”工具/用户管理”(系统初始化是)或功能/系统维护/用户管理,按用户组,用户和授权三个层次进行管理 5.通常系统默认一个”系统管理员组”和一个”缺省组”,只有”系统管理员组”的操作员才有增加用户,删除用户,对用户进行授权的权限. 6.所有允许操作计算机软件的会计人员都是系统的的用户,每个用户都属于某一个用户组. 3.授权