大学课件：《秘书学概论》第六章秘书工作规律与方法摘要.ppt

书稿作者： 高海滨 （哈尔滨学院） 模板设计：黄良友 （重庆师范大学） 课件制作：高海滨 后期制作及审定： 黄良友 杨娅菲 张洋波 （重庆师范大学） （二）秘书信息沟通工作的具体方法 根据秘书信息沟通对象的不同区分 1.纵向信息沟通 （1）上行沟通 （2）下行沟通 2.横向信息沟通 根据秘书信息沟通所使用工具的不同区分 1.语言信息沟通 （1）口头语言信息沟通 （2）书面语言信息沟通 （3）态势语言信息沟通 2.网络信息沟通 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 四、秘书工作进程调度方法 （一）ABC重点管理法（ABC Analysis） (二)分解工作降低难度法 (三)随机应变灵活处理法 （一）ABC重点管理法（ABC Analysis） ABC重点管理法,又称帕累托分析法、主次因素分析法 、ABC分析法、分类管理法。它是根据事物的经济、技术等方面的主要特征，运用数理统计方法，进行统计、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。 (二)分解工作降低难度法 采取分解工作降低难度或交替做事的方法。 如尽可能把复杂的工作分解成小的行动，把大块时间妥善分段，降低工作难度再各个击破关键工作。 (三)随机应变灵活处理法 领导突然交办或临时出现的工作打乱了正常的工作秩序，往往造成秘书措手不及。突发性事务的特点是急迫。虽然此类工作占秘书工作总量的比例并不高，但对秘书工作的影响很大。解决好突发性的事务： 一靠平常培养的硬功夫（文字能力、表达能力、人际关系、办事能力） 二要有良好的心理素质（切忌产生急躁情绪） 三是有较强的应变能力 五、秘书工作时间调度方法 在一切资源中，时间是最稀有的资源，又是一种最易流逝的资源。 (一)科学计划使用时间法 (二)弹性管理时间法 (三)统计时间法 (四)提高时间利用率法 (一) 科学计划使用时间法 秘书计划使用时间法，就是根据领导工作的需要，在保证工作质量和完成工作任务的前提下，对工作时间有计划地使用，定出完成各项工作任务的时间使用标准，并按照时限完成任务，克服时间使用上的盲目性和随意性。 (二) 弹性管理时间法 秘书必须在整体时间安排上适应领导工作的需要，而在时间的具体运用上灵活主动。由于秘书工作涉及的相关因素较多、变化较大，因此，在时间管理上要留有余地，保持一定的弹性，各项工作不要安排太满，要留有机动时间。 (三)统计时间法 通过对实际消耗时间的记录统计，来诊断时间利用率和有效性，找出浪费时间的因素，提出减少浪费时间的措施，以实现科学管理时间的目标。 （四）提高时间利用率法 1.提高单位时间的利用率 2.建立正确的时间观念 3.合理使用零碎时间 4.有效利用节约时间的工具 思考训练与教学互动 1.如何理解秘书工作的一般规律？ 2.如何