行政秘书处主要职责(改)资料.doc

行政秘书处职责及工作制度 行政秘书处主要职责 1、负责公司各项行政管理事物的综合协调和督促检查。 2、负责董事会及公司会议的筹备，会议文件的草拟，负责会议记录，根据需要撰写会议决议、纪要等书面文件，并妥善保管会议文件、记录。 3、负责对总经理指示、行政会议决议、决定的执行情况进行督办、检查，发现问题及时协调决定并向总经理报告。 4、负责各部门之间的内部调节，并及时了解、掌握各职能部门全面工作情况，收集有关资料和数据，备总经理调阅。 5、负责组织起草公司年度工作计划、工作总结。 6、负责各类来文的收发，传阅、交办、催办、清退、归档工作。 7、负责公司印鉴和介绍信的管理。 8、负责公司对外来访接待工作。 9、负责公司大事记的编写及重大事项的记载。 10、负责审核各部门以公司名义上报、下发的文件。 11、负责领导日程安排的提醒（?应该是行政部主任的事吧?)。 12、领导办公室的整理。 员工日常工作管理规定 1、总则 1.1为增强员工自律意识、规范工作行为提高工作效率特制订此规定。 1.2每位员工均应认真学习、贯彻执行，维护公司声誉和形象。 2应遵守的事项： 2.1工作时间，应该坚守岗位，不要随意窜岗聊天。需要暂时离开时，应知会同事。工作时间不得做与工作无关的事情。 2.2保持办公室的整齐、干净、卫生。 2.3应该保护公司重要的财物和信息资料，所有来访的客人必须由公司相关人员陪同才可进入。接待来访、业务洽谈应在办公室或会议室进行。 2.4上班时着装应注意衣着整洁、大方、得体。避免有损公司形象的仪表和行为。男员工不可留长发，蓄胡须，女员工不可浓妆艳抹。周一至周五，要求配有工服的员工必须着员工制服。 2.5同事间应相互尊重，互帮互爱，语言文明。 2.6对外交往应有礼有节，不卑不亢，礼貌大方，简朴务实。 2.7对外接听电话统一用语：您好！××中燃；对内接听电话：您好！××部。 2.8严格遵守公司作息时间，不迟到早退，提高工作时间的工作效率，不拖延不积压。 2.9严操职业道德，尽忠职守，保守业务上的秘密。 2.10爱护本公司财物，不浪费，不化公为私。 2.11遵守公司一切规章及工作守则。 2.12维护公司信誉，不作任何有损公司信誉的行为。 2.13对非本人职权范围内的公司机密，应作到不打听、不猜测、不传播。 2.14下班后将文件、纸张整理好，将柜门关闭，保持桌面整洁；切断相关电源，关闭水源，关闭窗户。 3禁止事项 3.1欺骗公司和同事的行为。 3.2泄露公司机密，歪曲事实，散布流言蜚语，以公司的名义在外招摇撞骗。 3.3未经许可，在工作时间接见私人来客，或带私客在公司活动。 3.4严禁违反操作规定使用各种办公设备、办公电器； 3.5 在工作时间做与业务无关的事情。 3.6未经许可，从事其他职业。 3.7利用公司设施进行与公司无关的活动，侵占、挪用公司财产。 3.8假借职权营私舞弊。 行政公文管理规定 1总则 1.1为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，特制定本规定。 1.2公文（亦称：文件）是公司对外联络、对内实施管理的重要工具，是传达贯彻上级部门和公司的方针、政策，发布规章制度，指导、部署、商洽工作，报告情况，请示、答复问题的重要途径，是公司进行正常工作和活动的必要手段。 1.3公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 1.4公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 2公司常用公文种类 2.1 报告。适用于向领导或总部汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级或总部的询问、报送文件、材料。 2.2请示。适用于向上级或总部请求指示、批准的事项。 2.3决定。适用于对重要事项或重大行动做出的安排。 2.4 决议。适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 2.5通知。适用于对下级发出指示、要求，发布公司各方面的管理规定、规章、办法，任免干部，转发上级或不相隶属单位的公文，批转下级的公文，需要下级单位周知或执行的事项。 2.6通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.7批复。适用于答复下级的请示事项。 2.8函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准等。 2.9会议纪要。适用于记录、传达会议议定事项和主要精神。 3 公文格式 3.1 公文格式一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位等部分组成。 3.2发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 3.3签发人为公司值班经理或总经理。 3.4公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和文种。 3.5公文如有附件，应在正文之后，发文单位之前注明附件顺序和名称。 3.6成