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秘书实务案例 --------------- 测测你的秘书水平 --------------- 　　在信息社会的今天，许多人是通过电视、报纸、杂志等大众宣传媒介来认识秘书的。　　那么，秘书到底是干什么的呢？最好先来看几个秘书日常工作的小场景，也许你能从中了解秘书到底是干什么的，并且能了解应该怎么做秘书工作。不过，你最好把它们当作试题，测试一下自己的秘书能力；即使你不是秘书，你也可测试一下自己作为白领在职场的生存能力。当你做完这六道测试题之后，如果你觉得自己的答案离标准答案有一定的差距的话，那你不妨把本书全部看完，因为到那时你的能力可能会有较大的提高。 --------------- 第一题　老总的照片 --------------- 　　这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司在股票市场上的大幅波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。 　　这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地来电话，说谈判己经完成，让秘书赶紧用快件寄3张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关手续。这天总经理正好在市政府开会，秘书一时找不到总经理的照片。就在秘书不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经理照片。秘书给公关部打电话，对方接电话的正是秘书中学的同学小诺。小诺是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总经理的照片，并答应马上给送过来。当秘书刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问秘书要照片做什么用。秘书有这么几种回答： 　　a.这是总经理要的，我不知道！ 　　b.我可以告诉你，但你不能对别人说。 　　c.拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。 　　d、对不起，我暂时不能说。 　　e、你问那么多干什么？ 　　请从以上5个选项中找出合适的回答，并说明其理由。 　　标准的正确答案是d。 　　从原则上来说，选a不算错。的确，对于秘书来说，该说的就说，不该说的就不能说，应当学会拒绝；但是，拒绝也是一门艺术。很显然，a回答不能让人信服。即使你真不知道拿照片去做什么，人家也不一定真的相信；所以，你这么回答给人家一种不信任的感觉；久而久之，它就会伤害你与对方的关系，当你再要别人给你帮忙时就会很困难了。 　　b回答显然是错误的。不管你平时与雷经理门系如何好，也不管雷经理为人如何稳重，肯定不会把事情说出去，但只要你对雷经理说出了真相，作为秘书你就违反了你的职业操守；这事一旦被总经理知道了，你就有可能从此失去他的信任。失去了上司的信任，不可能做好秘书工作。 　　c回答是最为恶劣的一种回答。自以为聪明，实际上是给自己挖陷阱。你信口开河，对方就会步步紧逼，为什么与报社打交道绕过我公关部，你们这是什么意思……如果事情朝着这个方向发展，那你就无法控制事态的发展了。这不是一个工作方法的问题，而是一个人是品问题，所以，对于秘书来说最大的敌人就是耍这种小聪明。 　　e回答很显然是一种没有水平，甚至是一种没有教养的回答。一来对方的职务比你高，二来这事也与他的工作有关，他为什么不能问？很多秘书由于不能正确认识自己的地位，容易养成狐假虎威的毛病；对于这一点，不仅公司其他人反感，就是上司知道了也会反感。秘书工作实际是三分做事，七分做人，你用这种方式去处理人际关系，结果可想而知。 　　d回答之所以正确，是因为它在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌。用这种婉转而又明确的方式拒绝对方，对方不仅能接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问，什么事不该问；你点到为止，对方就能心领神会。 　　本题的关键 　　坚持原则，但又不能狐假虎威。 --------------- 第二题　副总的私生活 --------------- 　　公司有位年富力强的副总姓马，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。但另一方面，在公司内部中也不时能听到一些有关他的风流韵事。 　　这天，总经理问秘书：“近来公司好象有人在议论马总，作为公司秘书，你常去他的办公室，是否知道一些情况？” 　　事情是这样的：几天前，马总把秘书叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我现在马上要准备出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给秘书一张写着门牌号码的纸条。 　　秘书在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照秘书：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”秘书当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。 　　根据马总的纸条，秘书在亚