电子文件归档格式(版)讲解.pptVIP

油气成果地质资料电子文件制作与汇交格式 油气成果地质资料电子文件 制作与汇交格式 题 纲 一、概述 二、标准中的几个定义 三、类别和命名 四、电子文件的文件格式及编制 五、电子文档的检查、录制、验收 一、概述 ?针对的对象是： 油气(石油、天然气、煤层气) 成果地质资料 二、几个定义 1 油气成果地质资料 ?石油与天然气勘探开发项目完成时，按相应技术规范和原项目设计要求，以文字、图、表等不同表现形式，以纸介质、磁介质或光盘等介质所保存的反映工作成果的一整套技术文件材料。 2 油气成果地质资料电子文件 ?载有油气成果地质资料信息，按一定格式存储在光盘、磁介质或其它介质上，能被计算机系统识别、处理、存储，并可在网上传送的油气成果地质资料。 二、几个定义 3 油气成果地质资料附加电子文件 ?对油气成果地质资料电子文件进行说明、登记和著录等标注性电子文件。如电子文件登记表、载体外标签，以及与成果地质资料电子文件有关的支持软件、库文件等的说明。 4 油气成果地质资料电子文档 ?一份油气成果地质资料电子文件及其附加电子文件的总和。 二、几个定义 5 源电子文件 ?通过使用字处理、制表、制图等工具软件创建而直接得到的油气成果地质资料电子文件。 6 存档电子文件 ?通过制作直接得到或通过对源电子文件进行格式转换而间接得到的符合存档格式要求的电子文件。 二、几个定义 命名 ?按照类别由8个字符组成(不包括文件名后缀）。 ?按照标识作用分为3个部分：类别位、册序位、文件序号位。 ?附图类的源电子文件以及数据体和软件类电子文件的命名按照制图或建库时的相关规范或自身的命名规则进行。 命名 类别位（第1位） 册序位（第2-3位） 文件序号位（第5-8位） 文本部分 1.格式要求 ? 源电子文件的格式原则上不作限制，推荐采用Microsoft office简体中文格式或WPS格式。不得加密。 ? 文本部分中的插图、插表等的格式以能插入文件，且在其中能正常使用为原则,优选格式是jpeg、gif、pdf等。 ? 存档电子文件采用pdf格式。 2. 编制要求 2. 编制要求 正文类、附件类和其它类 1. 编制要求 ? 应制作成一个电子文件。如文件过大而影响浏览时可以分成多个电子文件。 ? 电子文件上的页码应尽可能与纸介质上的页码相对应。 ? 资料的题名、篇名（部分名）、章名、节名等标题应用标题命令定义，标题阶次依次降低(如采用1-4级标题)，同一层次标题的阶次应相同。目录(或目次)要通过字处理软件的插入目录命令自动生成，具有超链接。 1. 编制要求 ? 附件类文件中又含有完整的一套正文、附图、附表等类文件时，应将它们合并到相应的类别中，并在电子文件登记表（续页）的备注栏中进行说明。 ? 制作其它类源电子文件时，对于没有手工录入的文件部分，允许采用插入栅格图形文件的方法来形成。 审批类 1. 编制要求 ? 单独组成一类电子文件。 ? 存在多个审批验收文件时，按照审批级次由高到低依时间顺序进行编排。 ? 电子文件的内容必须与正式批件一致，编排格式与正式文件尽量一致。每一份审批类电子文件必须注明发文机关（公章）、发文时间。公章的内容可以用文字表示。评审(审查)意见书含有评委名单，评委签字用手工录入。 ? 源电子文件在制作时采用手工录入文件。对于没有手工录入的文件，允许采用插入栅格图形文件的方法来形成。 附表类、插表 1. 编制要求 1. EXCEL制表要求 ?不同册的附表不能放在同一个Excel文件中。同一册附表中的每张表使用一个工作表来表示，工作表标签用表名的简称来命名。 ?使用Excel软件来制作附表类电子文件时，原则上不对表格做切割。 ?不使用标题命名来定义表名 2. WORD或WPS制表要求 ?用Word或ＷPS字处理软件制作附表类电子文件时，应采用表格命令或插入文件的方式来直接制作，不得采用超链接的办法处理。 ? 用Office或ＷPS字处理软件制作的附表类文件的表名要使用标题命令进行定义，标题样式不作具体规定，以美观实用为原则；标题命令完成后应使用软件自动生成目录，其制作方法与正文类相同。 附图类 ?源电子文件: 1)格式原则上不作限制，但应尽可能地采用遵循OGC（开放地理信息系统协会）协议的主流工具软件来制作。 2)图件制作完成后要提交相应格式的矢量图形文件，以及运行这些矢量图形文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、外部链接文件、字库和文件等），并保证这些矢量图形文件可以被再利用。 ?存档电子文件: 3种格式之一：jpeg、gif和pdf。 ?电子文件的内容、色彩、幅面大小、字体等要符合制图标准及相关规定，电子文件的内容要与纸介质内容一致。 ?存档电子文件应尽可能通过对源电子文件进行制作或转换