会议工作与实训教材教案详解.ppt

某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。 没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。 事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，还谈什么企业素质和管理水平？” 分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影响会议进程。 这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，扎实细致，责任到人。 请描述一次你亲自参加的会议，根据你所看到的现象，分析会议的成败。 一、会务实训任务与目标 会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动，是行政管理的重要手段。它具有集思广益、制定决策、交流信息、研究问题、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等各种目的和功能。 办会是秘书的常规性工作，办会能力的高低、会议安排和服务的好坏是衡量秘书工作绩效的重要指标。通过会议工作的实训教学，要使学生能够对各种会议的策划、筹备、组织和安排的内容和工作流程有充分的认识，并能够掌握办会的基本要求和方法。 二、会务实训的条件 会议实训室设计 会议智能化集中控制系统 远程视频会议设备 三、实训流程 四、实训方式与要求 实训室实训主要以情景实训和上机实训为主。 在情景实训中，学生要发挥自己的主观能动性，通过具体的任务来驱动实训，学生要自己收集案例、编写角色脚本、进行角色分配和团队组建。 指导实训教师会给学生提供相关的案例，帮助同学们完成案例收集、情景模拟和分析评点 上机实训主要是让学生通过反复操作电脑、复印机、传真机、扫描仪、刻录机、投影仪、数码相机、VCD机、录音机、录像机、扩音器、视频会议设备等，掌握组织筹备会议常用设备的规范操作程序和基本维护技能。 会议工作的综合性较强，学生通过实训培养综合办会能力。 一、会议策划的主要知识与流程 1.相关知识 会议策划的立项需明确6个W，即Who（“谁”是会议的参加人员）、What（“什么”是会议合适的类型）、When（“什么时间”开会合适）、Where（在“什么地方”开会）、Why（“为什么”开会）和How（“怎样”处理具体的会务工作）。会议的立项过程中，需逐步地明确如何找到会议的目标参会人员，如何确定最终的参会人数。 立项后的可行性研究。策划方案的可行性研究是一项十分重要的工作步骤。可行性研究既要考虑该会议的环境和目标公众的适应性，又要考虑本单位财力的适应性和效益的可行性等问题。在人、财、物等方面的可行性条件都要予以统筹考虑。 策划方案要经过严格的论证。策划方案草拟后，需要由会议策划委员会进行论证，论证就是一个决策的过程。 2.策划方案的选择方法 定位式优选法：即从各种方案中优选出上、中、下三策，对其风险和收益进行比较，重点完善最优化的方案。 轮转式优选法：即对各个方案逐一进行分析和论证，对每个方案的优点和不足进行修正和完善。 优点移植法：即对各个方案的优点进行集中，在某个比较成熟的方案中移植其他方案的优点，以弥补其不足。 3 .案例讨论 中国××学会于2008年7月在北京××饭店召开了“中国太阳能资源开发与利用峰会”，吸引了国内外诸多研究机构和企业的关注，此次会议的规模初步确定为500人左右，大会邀请了美、日、英等10个国家的代表团参会，请为此次会议设计一份报名表，要求能够体现参会组织是否参加展览、是否提交论文、是否进行成果展示、是否需要会议安排食宿、是否需要预定返程机票或车票、是否发言以及是否需要同声传译设备等。 二、会议策划的组织构架 1.相关知识 组织结构的层次和规模在一定程度上决定了会议的层次和规模。 会议的组织机构一般要包括：大会组委会成员名单、大会主席、大会副主席若干、大会秘书长、副秘书长若干、大会顾问若干、拟邀请嘉