会议进行阶段教案详解.ppt

会议进行阶段的服务 一、会议报到与引导服务 二、组织会议进行的工作 三、会议期间的生活服务工作 一、会议报到与引导服务 会议接站、报到、签到、引导工作的重要性 1、接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。 2、报到时会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。 3、签到能保证会议顺利进行，按时召开；准确统计到会人数，掌握与会人员情况。 4、引导有利于会场内外正常秩序的建立。 （一）会议接站 1、确定迎接规格 2、做好接站准备 3、竖立接待标志 4、掌握抵达情况 5、介绍宾主双方 （二）会议报到 1、会议报到的方式、会议报到可以由与会者本人或他人持会议通知或单位介绍信报到。 2、与会者报到时，秘书人员要做好的工作 查验证件，确认与会者的参会资格 请与会者在登记表上填写姓名、单位、职务等有关信息 统一接收与会者带来的需要在会上分发的材料 分发会议文件、证件、文件袋等会议用品 如会议要赠送礼品，会务组一般讲礼品同资料一起发放 预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据 （三）会议签到 签到，是为了及时了解该到会的人员是否都到会，并准确地统计出到会的实际人数。庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。 （四）会议引导 引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示会议者问询的路线、方向和具体的位置。 引导工作贯穿于整个会议期间，每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。 但在大型的或重要会议报到以及进入会场时应当派专人负责引导，这类专职引导人员常常称为礼仪人员。 二、组织会议进行的工作 （一）检查会场准备情况 会议当天会议准备情况的检查主要包括一下几个方面： 设备安全工作情况 桌椅数量是否足够 烟灰缸的准备 水和水杯的准备 会标、花卉的准备等细节 （二）会场的安全保卫与保密工作 1、与会人员入场时的验证与收票工作。 2、保持会场内的秩序，维护场内设备。 3、关注会场内各种设备的使用情况。 4、做好会场内安全保卫工作。 5、会议期间，应有相应的值班制度与要求。 6、对保密文件的分发、收回以及会议内容的保密度要制定一套严格的秩序与制度。 （三）会议交通服务 1、会议交通服务的意义 会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应引起会议工作人员的高度重视，否则就不能保证重点，满足需要，可能耽误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果 2、主要内容 筹齐会议用车 拟定会议用车制度和纪律 合理调度会议用车，确保会议进程按计划实施 对驾驶人员的管理 车辆的维修、保养及汽油供应 意外事故的应急处理措施等 3、车辆管理 控制好停车所需场地 抓执勤民警或保安到岗碰头会 确定指挥停车办法 掌握车辆停放办法 (四)会议记录 1、概念 会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。 2、作用 会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。 3、做好会议记录准备工作 准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸 准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录 要备有一份议程表和其他相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用 提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。 在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出现故障 4、会议记录的格式和内容 格式分为标题、首席、主体和尾部四块。内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。 5、会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解 权威人士或代表人物的言论 会议开始时的定调性言论和结束前的总经性言论 会议已议决或议而未决的事项 对会议产生较大影响的其他言论或活动 6、会议记录的方法 （1）根据需要，采取详记和略记相结合的方法 （2）漏记之处，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释 （3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录