Excel疑难详解11.pdfVIP

下载 第11章 数 据 处 理 问题 • 创建数据列表 设计自己的列表 构造列表 保存记录的原始顺序 • 查找数据 查找满足特定要求的数据 使用条件排列 提取记录 在一个外部数据库中使用 Microsoft Query 随机选择数据条目 • 对数据进行排序和分类汇总 对数据进行排序 创建分类汇总 使用E x c e l 的数据库功能 本章摘要 • 概述。电子制表软件基本的列和行的设计是对重复信息列表进行的最好的设置，例如用 户列表、库存项目列表、雇员列表以及其他的一些列表。用户可以将这样一些列表作为 数据库使用； E x c e l 则将它们称为列表。其实这两种概念本质上是一样的：数据库事实 上就是组织起来的列表。使用 E x c e l 处理数据有一些优势也有一些不足，但是如果您已 选择使用E x c e l ，而不是其他同类的更加专业的数据库产品（例如 Microsoft Access ），则 本章中的内容将会有助于您获得一些关于创建并使用数据列表的知识。 • 创建数据列表。在开始输入数据之前，用户必须事先考虑到数据列表的设计并确定将 来会如何使用此列表。可以直接在列表中输入数据，也可以使用 E x c e l 的电子表单输 入。在对数据进行排序和重新排列以后，用户仍然可以重新将数据条目变回其原来的 顺序。 • 查找数据。用户创建好一个列表以后，就可以在列表中四处浏览并找到列表中的任何内 容。用户可以利用 E x c e l找到满足自己查找条件的数据，也可以将数据提取到一个新的 位置。我们还可以将E x c e l 的数据功能和外部数据库一同联合使用。 •对数据进行排序和分类汇总。可以根据三种条件对数据进行排序，可以按升序排列，也 可以按降序排列。用户能够在自己的数据库中创建各种分类汇总以便有逻辑地组织这些 110使用中文Excel 2000疑难解析 下载 数据。在E x c e l 中有一些内嵌的功能专门用于数据列表。 11.1 创建数据列表 如果我们希望使用E x c e l来存储自己的客户列表，在创建数据列表时应该从哪里开始？ 1 同传统的看法相反，在E x c e l 中创建列表的起点并不是先在工作表中输入一整行的标题， 然后在标题下面的各行中输入用户自己的数据。而是在书桌或者桌子上使用一根铅笔 （以及一块好的橡皮！）、一些纸张以及一些基本想法开始创建的。 在我们开始将所有希望输入的数据（例如客户姓名、地址、城市、州等信息）列出前， 先进行下面的一些重要步骤：将我们希望今后能够从自己的数据库中找出的信息列出一个清 单。我们希望利用此数据达到什么目标？是否希望创建套用信函？是否准备生成邮件标签？ 是否准备对提供给客户的服务进行对比研究？我们是否对自己客户的区域性数据感兴趣？是 否希望了解各个客户最后一次同我们进行商务活动至今已隔多长时间？ 对这些问题的答案将决定我们创建数据下一步的方向，如果我们并没有首先回答这些 问题，就极有可能无法创建一个有用的数据库。数据库首先是获得信息的工具，其次才是 信息列表。这样来看待自己的数据，我们就可以创建一个满足自己要求的数据库。将数据 库看作一个可以获得感兴趣信息的信息列表，如果能够获得自己感兴趣的信息，这就非常 幸运。 一旦我们确定了需要从数据列表中提取的信息，就可对需要输入到列表中的信息建立一 个清单，这样就可以获得感兴趣的结果。在对自己数据的安排进行计划时，要考虑谁将会使 用自己的数据库，以及谁将输入数据，还有就是那些用户的水平。考虑在自己列表中数据的 条目按照怎样的顺序组织自己的信息才能够最轻松地访问各个数据条目，而不是根据希望在 屏幕上看到的顺序。我们可以随时对屏幕上显示信息的顺序进行重新排列，但是数据条目的 列表顺序则很难更改。 （若希望获得进一步关于数据条目以及表单的信息，请参见第 1 4章， “使用E x c e l记录单”。） 一旦用户确定了上述的这些问题，则需要对自己使用的数据库的外观