如何绘制业务流程图要点分析.docVIP

如何绘制业务流程图 业务流程图的表达的6个关键问题 话又扯远了，扯扯扯回来啊。那么为何还专门狗尾续貂（恩，原文也不见得是貂，成语有限，暂时凑合吧），又来这么一篇How的枯燥乏味的文章呢？因为在上篇文章后，Heidi确实在邮件里收到一些邮件，询问业务流程图的具体操作指南——这东西很好，这东西很有用，但是似乎上篇都是讲的“真实的道理”，但是具体怎么做呢？我应该注意什么呢？…… 所以，干脆也分享一下吧。但在书写过程中，我发现一个大难题在于收集整理出更生动易懂又典型的案例。不能使用工作中的实际案例，但是短时间又难以找到合适的。所以本人对这部分不太满意。也希望各位读到本文的人，能够提供更多案例分享。—————————————————-分割线——————————————————————————-1. 业务流程图的“烹饪三部曲”在绘制业务流程图前，思考如何精美，如何交互，使用什么工具，都不应该是重点。真正重点的是将业务流程图的关键要素给搜集一番。请试图回答清楚以下几个问题，否则不要开始绘制流程图： 整个流程的起始点是什么？整个流程的终结点是什么？ 在整个流程中，涉及到的角色都是谁？ 在整个流程中，都需要做什么事情？（可是是一个会议，可以是一个任务） 这些会议和任务是可选还是必选的？ 分别产出什么文档？ 这有点像一个头脑风暴，能够帮助你将所需用到的原材料获取到，有了这些“米”和“水”，那就不愁去如何烹饪了。在项目管理中，上个月，我们也试图给去规范化一个数据产品的设计开发流程。这是一个数据产品的项目，而我们都不是对此很有经验的人。所以我们召集到所有相关的角色，组织了一次头脑风暴及卡片分类法的混合式应用。 让大家头脑风暴出自己认为在项目里必须的节点，如“需求调研”，“需求分析”，“kick off会议”，“PRD撰写及确认”，“数据评估”，“技术架构”，“DEMO绘制”，“指标算法定义”，等等。 在头脑风暴过程中，主持人将这些节点都写到白板上，等没有新的节点诞生后，大家一起对节点进行合并归类。之后呢？ 将这些剩余下来的真正有价值的节点，撰写到即时贴上，开始进行排序。在排序过程中，可以由一个人先主导，他会按照自己的理解，将各个节点放到按角色排布的泳道中，并设计好先后的顺序。在他进行的过程中，其他人不断进行提问：“这项任务开始前，需要什么样的条件？”“这个任务是必须的吗？”然后一起调整先后顺序。直到最终没有人有任何重大的异议。 之后拍照留念。 然后可整理成电子文档，如project或者excel版本（使用excel做项目管理？） 但是，业务流程图和上述项目中的流程不太相同的是： 项目中的各种活动节点有更宽泛的可配置性，任务A和任务B是否并行，还是串行，如果项目组成员达成共识，是可以调整，并且多做尝试的。所以可以用集思广益的做法去头脑风暴出一个暂定比较合理的流程。而业务流程图的梳理，有两种: 一种是基于现实发生的业务流程如实反映。这显然不是你一个团队能够YY的结果。更需要走到现实环境中，去调研，去梳理，去确认。 另一种是基于流程优化的方案，当你已经掌握了目前的流程现实如何运作时，基于分析，讨论，能够判断出流程中不合理的地方，给出一个更完善或者有更效率、成本更低的新的流程出来——或许你要求增加一个部门，或者你需要删减一个环节，或者中间的若干步使用新开发的系统去取代。 总之，大多数时候，你要想做第二种流程图，必然要先将第一种给梳理出来。所以，第一种如实反映的流程图是躲不过的。既然如此，基于YY或者头脑风暴是不现实的。我们需要走到前线去，掌握现实中业务是如何运作的。而且很多时候，越细节越好。那怎么做呢？基于有限的知识与经验，我可以给如下建议： 1. 调研——2.梳理呈现——3.评审确认三部曲，如图所示： 2. 调研——问正确的问题，多问问题，多问几个人除了在本部分开始的那几个问题要顾及到，其实调研过程解决的仍然是who，what，why，how，以及where的问题：谁，在什么情况下，做了什么事情，这个事情需要什么前置条件，又输出了什么，这个事情在哪里完成的？搞明白这几个问题，我们的调研就可以圆满完成了。 流程图的表现，要回答这几个问题： Who——谁？部门，角色，岗位 What——什么事情？ Where——在哪里做的？在我梳理的业务流程图上，where更多表示是文档还是各种系统，用来表示信息化的程度。比如当我们梳理中发现，有一项登记，是用excel而不是业务系统来进行的，那么在这里的where就可以表示为：excel文档。 Document——那产生的这份文档叫什么名字？也写出来，代表有文件的传递，而以后要进行信息化的话，此份人肉文档也是需要被消除而被系统取代的。（相反，如果这项工作是在某个系统里操作的，where就可以写成“人事系