行政公文使用指南详解.doc

§酒店公文基础知识介绍§ 一、公文释义 现代公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。按性质可分为通用公文和专用公文两大类。 通用公文按行文方向分为上行文、平行文、和下行文；按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文；按发文性质分为问文和复文；按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按特点和作用分为规范性公文、性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文种类包括以下13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括：计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。 专用公文指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书面材料，具有专指内容、特定格式。适用于批准转发各部门的公文；发布酒店一般性的规章、规范；传达要求部门办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项；以酒店名义任免和聘用干部向酒店领导或部门主管请求指示、批准适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。适用于向领导、上级单位、主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议。适用于不相隶属单位（平行文）之间相互商洽工作、询问和答复问题向有关部门请求批准。适用于记录、传达会议情况和议定事项。酒店对外公文（上行文、平行文），对内决定、决议性公文，由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位、印发单位和印发份数等部分组成。主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。 材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。 结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。文风的平实性。力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。表述的简明性。结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好。体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。酒店内部公文分为上行文、下行文和部门之间行文。上行文指各部门向直属上级部门请求批示或提交报告的文件；下行文指以酒店或总办名义发给各部门的事务性文件；部门之间的行文指部门与某个或某几个部门之间商洽工作或知照事项。一般由主送部门（致）、发文部门（由）、相关人员或部门（抄送）、成文时间（日期）、页数/份、文件编号、主题、正文、拟稿、审核、签发、批示等部分组成。（一）发文单位应当写全称或规范化简称。（二）秘密公文应当标明”秘密”字样份数序号。（三）紧急文件应当分别标明特急、急件。（四），包括单位代字、年份、序号，如店（20）001号”。（五）内部上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，准确标明公文种类。标题中除转发文件名称和规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。（八）印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。酒店对外公文及决定、决议性内部公文，应当加盖印章。加盖印章时，应端正，做到上不压正文，下压成文日期。（九）成文时间。对外公文及决定、决议性内部公文以文件签发人签发的日期为准。内部公文以发文部门负责人签发日期为准。（十）酒店对外上报的文件（上行文），可按照上级单位的要求标明主题词。各级部门的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。平级部门间为知照事项，商洽工作，解决问题，在本部门职权范围内，可以互相行文，由部门签发。涉及面广的重要事情，由单一部门对各部门行文的，由总办经总经理审阅签发，由本部文员分发各部；部门请示、报告文经总经理批准同意，需由部门转发其它部门的文件，由部门签名后，由本部文员分发。总办是酒店唯一可对外行文的部门。对外行文时需加盖酒店公章。集团或公司内部之间的外行文加盖总办印章。各部门的上行文一般为请示、报告，应当逐级上报，由部门总监经理签发，经主管领导提出拟办意见后，交总办转呈总经理批示。各级部门一般不得越级请示。因特殊情