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文書寫作與實例研討 目的 使行政人員瞭解一般公用文書 （包括簽呈、函、書信）之寫作要領與處理方法，以增進其文書處理能力。 綱要 一、文書寫作原則 二、文書寫作要領 三、簽呈 四、函 五、書信 文書寫作原則(1) 依據規定格式－採用政府規定 或大眾慣用的格式。 文字淺顯易懂－使用語體文， 避免艱深冷僻的文宇。 詞句簡短通順－不要夾雜贅言 廢語，無需拐彎抹角。 文書寫作原則(2) 內容清晰正確－無錯字，無虛 假，意見肯定，不模稜兩可。 使用公文用語－不使用方言俚 語，語氣不卑不亢。 加註標點符號－使受文者容易 閱讀，不致發生誤解。 公文常用標點符號 逗號「，」用於意義未完之語句。 句號「。」用於意義已完之語句。 分號「；」用於長句包含並列的短句或複句中間。 頓號「、」用於文句中列舉同類字詞的中間 冒號「：」用於引述下文。 引號「」用於引用他人的話或成語。 夾註號「（）」用於插入正文中的詞句。 文書寫作要領 公文（如簽呈、函）可將內容分為「主旨」、「說明」、「辦法」三段寫作，但案情極為簡單，能以「主旨」一段完成者，即無須分割為二段或三段，通常以二段寫作完成者居多。每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加註冒號「：」。 「主旨」之寫作(1) 應簡明扼要，通常包括五何，即何人？何事？何時？何地？為何？ 一文一事，不得分條敘述。 啟首語：主旨開端常用之公文用語如下： 關於、有關－敘述來文或去文之主要事實。 訂頒、修頒、轉頒－頒布準則、規定、或法 令時用。 同意－答覆對方來文之意見。 檢送－提供文件或物品予對方時使用（一般列 有附件）。 為－說明行文的目的或綠由。 「主旨」之寫作(2) 期望語：主旨結尾之公文用語 請鈞閱－希望上級對所簽事實有所瞭解而無須裁決 之案件（簽呈用語）。 請鈞核、請鈞裁、請核示－希望上級對所簽事實與 方案有所裁決批示之案件（簽呈用語）。 請鑒核、請核備－對上級機關用（函之用語）。 請惠鑒、請查照－對同級機機用（函之用語）。 請照辦、請查照－對下屬用（函之用語）。 請俞允惠覆、請惠予同意見覆－徵求對方同意之特 殊用語。 「說明」之寫作 如案情在主旨內不能完全表達者，則在「說明」段補充之。 說明段應條理分明，主要補充說明主旨之緣起（依據）、事實及執行方案（如何？），以及對各方案之分析（優劣點）比較等。 凡主旨段已經敘述者，應盡量避免重述。 如果案情複雜需要佐證或補充資料時，則須另立附件。 「辦法」之寫作 向受文者提出具體可行之方法或意見，亦可冠以「建議」或「擬辦」之段名。 提出之辦法（或建議）中，一定是最佳的可行方案，不得數案併列。 在主旨段之期望語（如請核示、請核備），不得在辦法段重複。 簽呈(1) 簽呈之用途： 簽呈為下級人員向其上級陳述某一案情或請示某一事件時使用之文件，通常為對內之公文，不得對外使用。 簽呈之格式： 簽呈有固定格式之用紙，亦可使用普通用紙。 簽呈依組織系統逐級上呈，簽呈人除在簽呈最後下 方署名外，不須書寫呈閱對象，由部門主管按權責 批示或簽註意見後轉呈上級。 簽呈內容若涉及其他部門之權責或利益時，應由部 門主管簽署後，再送往同級部門主管會簽。 簽呈(2) 簽呈之寫作： 簽呈之寫作通常使用三段式或條陳式。三段 式即分為主旨、說明、辦法三段；條陳式者 即不分段，而將簽呈之內容分條敘述，並在 每條之上冠以數字。 簽呈須要上級裁示之案件，簽呈人應提出 具體辦法，而不是向上級提出問題。 簽呈之內容應力求簡明，以一張簽呈紙完成 為原則，有關細節部份或須提出佐證之處， 儘可能列為附件，在簽呈本文之內，僅須予 以引述。 函(1) 函之用途： 函為公私機構通用之行文程式，無論對內、對外、對上、對下或同級之行文均可採用。 函之格式： 函之固定格式，分項說明如下． 受文者： 必須寫受文機構的全銜，不得寫簡稱。如「行政院國 家科學委員會」不得寫「國科會」。 應為權責（對外行文）單位，而非其下級（執行）單 位。如「台北榮民總醫院」不能寫「台北榮民總醫院 護理部」。 受文者太多時，可另列行文表。 函(2) 副本收受者： 1.與本案有密切關係者，但非主辦單位或行文