公文制作梗概演示文稿.ppt

公文製作與處理要領 靜宜大學 楊正寬 民國98年9月1日 壹、前言 貳、公文定義 參、公文要件 肆、公文要求 伍、公文類別 陸、公文結構與作法 柒、公文用語 捌、簽與函稿 玖、公文製作要領 拾、結語 壹、前言 有關公文製作之書寫格式，行政院業於93年6月29日以院臺密字第0930086517函知各單位據為辦理，其修正「事務管理手冊」文書處理部分規定，並自中華民國94年1月1日起開始使用，依該函文第二項「文書製作應採由左至右之橫行格式」規定書寫，因公文乃是機關相互間，或個人與機關相互間，為針對特定事件之特定目的所製作，具有特定格式之文書。 貳、公文定義 ◎廣義:公文程式條例第一條「稱公 文者，謂處理公務之文書。」 ◎狹義:刑法第十條「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」 參、公文要件 一、公文效力要件，其須具備： （一）實質要件：必須有具體之主張或一定目的，否則易滋對方疑義或置之不理，重視信、達、雅。 （二）形式要件：公文負責人必須有負責之表示， 如其無負責之表示，即為不完備 ，或不發生效力，重視用語、格式、文書管理。 二、公文內涵要件，其須具備： （一）必須是處理公務之文書。 （二）必須有一方是機關。 （三）必須符合一定程式。 （四）必須注重行文系統。 行文系統  一、簡 ─ 化繁為簡、整齊劃一，使公文結構、程式、文字皆趨於簡單明瞭，以求撰擬、 繕印、閱讀均可節省時間及精力。 二、淺? ─ 用語通達、不用奇字，以求淺顯易懂， 使公文所表達之意思，能為一般社會大 眾普遍瞭解。 三、明? ─ 敘事清晰，不用隱語、誇張、諷刺語句，以求條理分明，澈底擺脫陳舊落伍之程式用語，使公文充分發揮意見溝通，達成處理公務之功能。 四、確? ─ 主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確，不模稜兩可、似是而非，以建立處理公務之責任觀念，進而提升有效率化之行政效能。 伍、公文類別 公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文 其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等 一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量 基準之行政規則及人事命令時使用。 二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： （一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時。 （二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （四）民眾與機關間之申請或答復時。 五、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼在機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如要他機關處理者，得另行檢送。 六、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： （一）書函： 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為六、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： （一）書函： 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。 （二）開會通知單：召集會議時使用。 （三）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成二份 ，並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。 一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。 （二）開會通知單：召集會議時使用。 （三）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成二份 ，並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。 （四）手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 （五）簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、 建議時使用。 （六）報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等，或機關所屬人員就個人事務 有所陳請時使用。 （七）箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 （八）聘書：聘用人員時使用。 （九）