公文追踪系统系統使用说明会演示文稿.ppt

公文追蹤系統使用說明會 系統設計：電算中心 翁利同 分 機：2540 簡介 * * 1．公文追蹤系統簡介及架構說明 1.1 系統需求 1.2 系統架構圖 1.3 公文傳遞流程圖 2．系統操作說明 　2.1 登入系統 2.2 發文登錄 2.3 列印傳遞單 2.4 收件處理 2.5 公文加簽 2.6 簽核處理 2.7 公文查詢 2.8 帳號設定 2.9 登出系統 3．公文追蹤系統公文狀態說明 3.1 收件處理之公文狀態 3.2 公文加簽之狀態說明 3.3 簽核處理之公文狀態 3.4 公文查詢之公文狀態 3.5 簽核處理之公文狀態 4．公文追蹤系統注意事項 　4.1 公文加簽注意事項 4.2 公文簽核注意事項 4.3 公文列印注意事項 4.4 公文查詢注意事項 1．公文追蹤系統簡介及架構說明 1.1 系統需求 硬體： 中央處理器：Intel 486DX 以上 　　記憶體大小：64MB 以上 條碼掃描器 軟體： 作業系統：Windows 98、XP、2000、2003 瀏灠器：IE 5.5 以上 或 Netscape (參考page 4) ? 1．公文追蹤系統簡介及架構說明 1.2 系統架構圖 明新科技大學 公文追蹤系統 發文登錄 收件處理 公文加簽 簽核處理 列印傳遞單 公文查詢 帳號設定 登出系統 單位相關公文 讀取條碼查詢 簽核 退件 1．公文追蹤系統簡介及架構說明 1.3 系統流程圖 發文單位 會簽單位1 會簽單位2 會簽單位3 發文單位 會簽單位4 加簽單位1 加簽單位2 (公文加簽) 1.收件處理 (傳遞成功,結案) [公文退件] 2．系統操作說明 2.1 登入系統 在瀏灠器之網址上輸入： .tw/ Step 1:輸入單位代號、密碼 Step2:登入預設畫面 公文狀態 說　　　　　　　明 已登 顯示該單位之所有已登錄公文且尚未結案成功或尚未退件成功之公文。 待收 為其他單位需本單位會簽之公文，但是本單位尚未收件，公文可能在傳送過來的路程之中。 處理中 為本單位已收之公文，但是尚未任何簽核處理 待退 為本單位所登錄之公文但被其他單位所退件尚未收回之情況 待結 為本單位所登錄之公文且傳遞完畢等待送回結案 公文登入預設畫面之狀態如下： 2．系統操作說明 2.2 發文登錄 Step1:公文內容輸入 Step2:會簽單位選擇 2．系統操作說明 2.3 列印傳遞單 Step1:列印設定 Step2:列印傳遞單選擇 Step3:傳遞單輸出 公文列印注意事項 列印公文傳遞單時必須先將第貮章第六節Step1設定完成，否則公文條碼顯示將會不正確，條碼編號顯示為 ”4901234567894”，此即代表設定錯誤，請重新設定。 發文單位必須列印公文傳遞單，若會簽單位有加簽其他單位時也必須重新列印。 公文傳遞單遺失時，依情況可由發文單位或會簽單位列印。 2．系統操作說明 2.4 收件處理 2．系統操作說明 2.5 公文加簽 Step1:加簽公文選擇 Step2:加簽單位選擇 公文加簽注意事項 公文加簽處理必須在會簽單位收到公文並完成收件處理後才可執行 當公文簽核或退件完畢後系統即不會顯示該筆公文記錄，因為加簽動作必須在簽核或退件前完成。 原本公文流程中之傳遞單位並不會在加簽處理的單位列表出現所以執行加簽之單位必須重新列印傳遞單。 加簽處理後之所有加簽單位加在本單位之後傳遞，其他原本之單位則向後順延，例如： 原本流程單位：A?B?C 目前會簽單位為：B 加簽單位：D?E 最後流程單位為：A?B?D?E?C 2．系統操作說明 2.6 簽核處理 公文簽核注意事項 公文必須要先完成收件處理後才可以執行簽核處理 公文一旦簽核過或退件後，即不可再作簽核及加簽動作。 要簽核之公文必須要先用條碼掃描器讀取公文傳遞單才可執行動作。 退件之公文為退回原發文單位，所以下個收文單位即為該公文之發文單位。 若該單位有加簽任何單位，則必須至印傳遞單功能重新列印公文傳遞單。以免傳遞單顯示的下個收文單位為錯誤的傳遞單位。 當公文要送出至下一個單位時，一定要先執行簽核處理。 *