行政秘书工作分析报告.pptVIP

关于秘书工作 一、行政文秘人员的主要工作 辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作 二、行政文秘人员的专业技能 打字 速记 写作 编辑 归档 统计 现代化办公 …… 秘书与领导关系的处理技巧 一 领会领导意图，做好领导交办的事项 二 主动参谋，为领导分忧解难，提供信息主动参谋 三 小处着眼，注意细节 四 善于沟通，一视同仁 秘书与同事关系的处理原则 　 一 顾全大局 二 敏言慎行 三 宽人严己 四 尊重和重视他人 五 诚信正直 秘书接待来访者的工作方法 一 预约来客  二 不速之客 在接待来访的过程中，秘书应当不骄不躁，不卑不亢，将“服务于组织，服务于公众”的理念贯穿于工作始终。 美国成人教育家戴尔?卡耐基认为，一个人事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。所以，无论是秘书，还是领导，都应主动地、积极地培养交际的能力，努力建立良好的人际关系，以利于工作的开展，利于提高工作效率。 三、如何当好秘书？ 文秘人员的素质和修养问题： （一）是要具备较高的政治素质 （二）是要具备较高的政策理论水平 （三）是要具备较强的综合工作能力 （四）是要具备求真务实的思想品格 （五）是要有高度的法纪观念 文秘人员的工作作风和效率问题 （一）工作作风 快速：说干就干，一鼓作气 准备：充分、完备 精确 ：细致 、严谨（对一件事情了解：时间、地点、人物、事件要求、 原因、结果） 求实：切合实际 勤奋：肯用功 （二）工作效率 、工作方法和艺术问题 1、提高两级想问题，靠前一级抓落实 2、想好了再说，干完了再歇 3、汇报工作要勤快，请示工作要有建议 4、大事多请示，小事自处理（不犯上） 5、领导关注的事要及时让领导知道进展情况 6、领导交办的事要件件有着落、事事有回音 7、大事不过夜，急事不耽误，要事不遗漏 8、会内事不要会外讲，酝酿事不要提前讲，上面的事不要 下去讲，未公开的事不要到处讲 9、领导气话不要原本传达，两次请示要说明情况 10、提建议要争取让领导采纳（穷尽外援，让领导做选择题，三条以上） 11、要随时为领导减轻压力，不要出难题（急领导所急，想领导所想） 12、要有创新意识（不能按步就班，创新是发展的前提） 怎样协助领导抓工作落实？ 第一、要不断强化抓落实的意识； 第二、要树立抓落实的权威； 第三、要建立健全必要的制度； 第四、要养成良好的抓落实习惯； 第五、要争取领导信任 养成良好的抓落实习惯： 一是养成惜字如金、反复斟酌的习惯； 二是养成明示落实时间和结果的习惯； 三是养成认真研读上级重要文件的习 惯； 四是养成主动协调配合的习惯。 养成主动协调配合的习惯： 一要处处为领导着想； 二要真正成为领导的左膀右臂； 三要有良好的应急心理： 1、要有居安思危思想 2、要有敏锐的洞察力 3、遇事要积极主动 四要注意言行得体 五要出于公心，不以权谋私； 六要正确面对能力不如自己的领导。 1、下放事权，责权对应 2、完善制度，奖惩分明 3、经常协调，减少矛盾 4、加强培训，提高技能 熟悉单位内情外况、 熟悉各部门 意识+责任+技巧 第二部分 公文写作注意事项 公文写作与处理的意义 公文写作的重要性 关系到公务处理的成效 体现个人办事能力 处理私事与处理公务之比较 一 程序 处理私事与处理公务之比较 一 程序 处理私事与处理公务之比较 二 考量因素 举例——以购买沙发为例 举例——以购买沙发为例 文章“四分法” 理论文体 文学文体 新闻文体 应用文体 文章“三分法” 几个需要注意的问题 关于引文 引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。 关于结构层次序数 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 关于简称 使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 关于数字 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 关于用纸 （1）自2001年1月1日起统一使用A4型纸（210毫米×297毫米）。 四边都有留空处： 天头（37毫米±1毫米）、地脚、订口（28毫米±1毫米）和翻口。除此之外为版心（156毫米×225毫米）。 （2）排版规格和要求：3号仿宋体字，一页22行，每行28字。 （3）装订要求：左侧装订。 公文基本格式 公文页边与版心 专用词语 （一）事务性用语 称谓