第6章办公室自动化的成功要素.pptVIP

* 辦公室自動化 第6章 辦公室自動化的成功要素 * 辦公室自動化的主幹 複雜的辦公室環境中，傳統的機器取代人力的觀念已不敷使用 一個成功自動化的推行，必定要有人、機器、資金及資訊等四方面的配合 * 人-1 「人」在辦公室自動化過程中，常被誤認為附屬角色，事實上，人應該是整個活動的主角 推行辦公室自動化會面臨那些人的問題 ： 建立共識 最佳的狀況是，所有員工都有推行自動化的動機 了解自動化後之改變所帶來的利益 推行自動化時不能只從資方的利益著手，因為這並不容易說服員工來改變其行之已久的工作習慣 要讓員工知道，自動化後可減少工時、增加獎金、工作內容會變得更有效率及更有趣…等 * 人-2 避免技術崇拜及專制式推行方式 有時電腦專家認為最佳的使用方式，可能跟使用者的想法並不相同 技術部門應多聽聽來自基層使用者的聲音，而管理者也要懂得分辨技術性問題和作業性問題 克服對新科技的恐懼 如何協助使用者減緩學習挫折的影響是一個重要的課題 設定符合使用者程度的學習目標，漸進式的導入步驟及適當的教育訓練 管理心態的改變 自動化不只是作業者的工作，若管理者沒有跟上這些改變，很可能會成為進步的絆腳石 * 科技 大多數使用者未充分瞭解軟體的功能，即一窩蜂的追求流行，因此很容易造成資金、人力及時間的浪費 改善這種現象的最好的方法是「學習」 資訊科技雖然汰舊換新的速度極快，選擇成長期及成熟期的產品是較安全的策略 * 資金 人工成本愈來愈高，而電腦價格卻愈來愈便宜，因此以成本較便宜的電腦，來取代成本較高的的人力 企業應關心的是自動化後所帶來的效益，而非其所能產生的收入 電腦價格變化很快，常使得企業對於購買時機會有遲疑 自動化投入成本，其可分成兩類：購置成本及使用成本 * 資訊 典型的企業經營週期為：規劃、組織、領導及管理 資訊是企業制定各種計劃、目標或決策的依據，因此有效的取得及應用資訊，會關係到企業的發展。 * 資訊 企業若是一眛地將資訊交由電腦處理，而不分析本身的資訊需求，必定會造成錯誤的決策。 資訊主管必須由注重技術導向走向管理導向，甚至應兼具兩個領域的知識，而成為溝通的橋樑 * 引進辦公室自動化機器的事先評估 若是單純從投入及回收的觀點來看辦公室自動化，辦公室自動化註定是一項賠本的投資，最多也只能達到平衡 一般傳統的投資報酬的估算方式，並不適合用來評估辦公室自動化 * 成本的估算法 理論上應以機會成本的概念取代投入成本 機會成本：是假定所有作業都有其機會價值及應投入的時間資源；當選擇執行某一作業時，代表放棄執行其它作業的機會，因此執行該項作業的機會成本，應等於所放棄的作業中，價值最高的成本。 * 選定自動化順序 作業的單位成本及自動化應投入的成本是一些必要的指標，此外還必須加上作業工作量指標，才能使評估較客觀及有效。 一般可經由作業調查及統計後，以百分比的方式表示 總體效益 ＝作業單位成本 × 作業量指標 * 辦公室自動化後的成效預測與評估 首先必須先作成效預測 成效預測應儘量的以量化的方式表現 例如： 節省作業時間到1小時 減少人工作業為2.5單位 減少電話費用為每月一萬元 降低錯誤率到5% 提高客戶滿意度到80%、提高平均員工工作舒適度到85%…等等 評估成果時則可分成三個程度： A ：超過目標 B：達成目標 C：低於水準 * OA 成效預估及評估表 * 推動辦公室自動化後的檢討與改進 針對下列因素進行檢討及改進： 重新分派工作職掌 管理方式的修正 組織結構的改變 * THE END