电子文件与电子档案管理介绍.pptVIP

4.电子文件的归档格式和存储介质 电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档（使用前面介绍过的适宜归档的电子文件格式），对于其他文件格式应在确保电子文件真实、完整、可用、安全的前提下进行格式转换后归档，对于无法转换的或采用专业软件生成的电子文件，应将其处理和解读所依赖的计算机软件一并归档。 采取物理归档方式的单位，存储电子文件的介质推荐使用移动硬盘或一次写光盘，若使用移动硬盘进行归档，需要注意的是必须由档案部门提供专用的移动硬盘，该移动硬盘不得用于除归档外的任何用途。 属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。 此外，通过软件加密的电子文件应解密后归档，通过软件压缩的电子文件应解压缩后归档。 Page ? * 二、电子文件管理的通用要点 5.电子文件的异质归档 具有永久或定期30年以上保存价值的电子文件，应异质为纸质文件或缩微胶片同时归档。 Page ? * 二、电子文件管理的通用要点 Page ? * 三、基于信息系统环境下的电子文件  归档流程 Page ? * 北京市档案局关于印发《办公自动化系统 电子文件管理功能需求指南》的通知 （京档发〔2006〕11号） （一）登记电子文件 为便于电子文件的归档操作，每份待归档的电子文件均应由文件形成部门在《电子文件目录》中登记。 Page ? * 文件编号 题名 形成 部门 形成 日期 文件 类别 载体编号 载体型号 载体类型 密级 保管 期限 备注 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 电子文件目录 三、基于信息系统环境下的电子文件  归档流程 同时，每种格式的待归档电子文件均应由文件形成部门在《电子文件登记表》中登记。 Page ? * 硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等） ? 操作系统 ? 数据库系统 ? 相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等） ? 记录字符、图形、音频、视频文件格式 ? 填表人（签名） ?? 年 月 日 审核人（签名） ? 年 月 日 电子文件登记表 三、基于信息系统环境下的电子文件  归档流程 电子文件的登记需要注意以下几个问题： 1.《电子文件目录》和《电子文件登记表》必须随电子文件一并向档案部门移交。 2.《电子文件登记表》和《电子文件目录》应作为重要的元数据项目与电子文件同时保存。 3.电子文件异质为其他载体形式的，其《电子文件登记表》和《电子文件目录》应制作相应载体形式的版本一并保存。 Page ? * 三、基于信息系统环境下的电子文件  归档流程 （二）电子文件归档流程 电子文件归档的一般程序是：鉴定→填写归档处理单→给予归档标识→预归档→调整归档电子文件→检测归档电子文件→归档。 Page ? * 三、基于信息系统环境下的电子文件  归档流程 1.鉴定 电子文件形成或办理部门对本部门办结库中的电子文件进行鉴定，鉴定的内容包括：审核电子文件的真实、完整、可用和安全，核对其内容和签章；鉴别电子文件的价值，确定其存舍；根据电子文件的价值划分其保管期限；确定限制利用的电子文件。 办结库：是信息系统应在各业务部门设置的逻辑存储位置，用于积累该部门办理完毕的电子文件。业务部门应将办理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累。集中存贮，统一处理。档案部门具有浏览办结库的权限。 Page ? * 三、基于信息系统环境下的电子文件  归档流程 2.填写归档处理单 经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责填写《归档处理单》，内容包括：文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用等10项。《归档处理单》中的归档号和归档时间在后续流程中填写。 Page ? * 文件标题 ? 发文字号 ? 责任者 ? 主题词 ? 形成时间 ? 承办部门 ? 密级 ? 保管期限 ? 限制利用 ? 归档时间 ? 归档责任人 ? 归档号 ? 归档处理单 三、基于信息系统环境下的电子文件