关于做好我校届毕业档案归档及转递工作的通知.docVIP

关于做好我校2012届毕业生 材料归档、档案转递工作的通知 各院（系）： 为做好我校2012届毕业生档案材料的整理、归档和转递工作，请按照档案整理要求做好如下工作： 一、加强对档案整理工作的管理力度 　　高校毕业生档案是大学生在校学习期间各种表现真实记载的凭证，它关系到学生毕业后的就业、保险、养老、出国等一系列重大问题，如发生档案材料的漏装、误装、投递错误或丢失，不仅严重损害毕业生权益，也会给学校声誉造成不良影响。各院（系）应本着对学生负责，对学校负责的态度，加强毕业生档案整理工作的管理力度，指定1-2名辅导员全面负责本单位（年级）毕业生档案材料的整理工作，确保毕业生档案材料及时、规范、完整入档和转递。 二、档案材料的整理和上交 （一）毕业生个人材料的整理 1、毕业生个人归档材料请按以下顺序整理成册： ⑴高中/专科档案⑵高考录取通知书⑶准考证⑷高等学校招生报考登记表⑸高等学校招生考生体检表⑹实习鉴定材料⑺奖励材料⑻处分材料⑼高校毕业生登记表⑽高校学生学业成绩登记表⑾高校毕业生查体表⑿入团材料⒀入党材料⒁报到证副本。 其中，⑴--⑸、⑿项材料绝大多数同学的已在档案中并存于学生处档案室，对于个别同学的未归档材料本次一并整理。 2、材料要求： 填写“济南生源未就业毕业生（非师范类）档案转递明细单”（附件3），按“生源地代码”为主要排序字段、“专业”为次要排序字段升序排列，电子版报学生处。 各单位根据“档案转递明细单”打印本院（系）“济南毕业生档案袋标签”（附件4）后，“机要号”不填，交学生处统一粘贴于学生档案袋上。 济南生源地代码如下：历下区370102、市中区370103、槐荫区370104、天桥区370105、历城区370112、长清区370123，章丘市370181，平阴县370124、济阳县370125，商河县370126。 （2）青岛生源未就业毕业生： 填写“青岛生源未就业毕业生（非师范类）档案转递明细单”（附件5），按“户口所在地”为主要排序字段、“专业”为次要排序字段升序排列，电子版报学生处。学生处反馈“档案转递流水号”后，各单位打印本院（系）“青岛毕业生档案袋标签”（附件6）后，交学生处统一粘贴于学生档案袋上。 （3）潍坊生源未就业毕业生： 填写“潍坊生源未就业毕业生（非师范类）档案转递明细单”（附件7），按“生源所在县（市区）”为主要排序字段、“专业”为次要排序字段升序排列，电子版报学生处。 各单位根据“档案转递明细单”打印本院（系）“潍坊毕业生档案袋标签”（附件8）后，交学生处统一粘贴于学生档案袋上。 潍坊生源县市区包括：潍城区、奎文区、寒亭区、坊子区、青州市、寿光市、诸城市、高密市、安丘市、昌邑市、临朐县、昌乐县、高新开发区、经济开发区、滨海开发区、峡山开发区、综合保税区。 （4）省内其他地市生源未就业毕业生：“档案转递明细单”及“档案袋标签”参照“潍坊生源未就业毕业生”相关内容办理。 三、档案材料的入档和转递 （一）纸质材料的上交。各院（系）将已整理成册的毕业生个人材料按班级学号排好后，连同其他纸质材料（附件1、4、6、8，其他地市档案袋标签等），按照“各院（系）2012届毕业生档案材料集体整理入档日程安排”（附件9）时间统一交学生处学生档案室。 （二）电子版材料的上交。电子版材料统一发送至huangj@邮箱。 材料电子版（附件1、3、5、7等），按照“各院（系）2012届毕业生档案材料集体整理入档日程安排”（附件9）时间报送。 （三）入档。各院（系）负责学生档案的辅导员，须到学生处协助所辖毕业生材料的入档整理工作。 （四）转递。我校毕业生档案全部交由“潍坊邮政局机要通信分局”转递，档案材料具体交送机要局时间为毕业生离校后两周左右。下列情况暂缓转递： 1、支援西部和在校期间已参军的毕业生。档案暂存学校，待服务期满后再尽快联系学校办理档案手续。 2、特殊情况毕业生。包括欠缴学费的、毕业考试不及格的、在校期间有课程需补考的、助学贷款手续未办理完的等。 3、考取校内研究生、专升本的毕业生。档案无需转递，考取校内研究生的档案由档案室直接移交研究生处，校内专升本学生档案仍由学生处学生档案室保管。 四、档案转递情况查询 （一）档案转递查询 档案交付机要局后，约一周左右到达档案接收机构。毕业生可拨打机要局0536-8326367服务电话，凭机要编号查询档案投递轨迹。 个人机要编号查询方式： 1、登陆学校主页“招生就业”栏，进入“就业指导信息”板块，在“信息服务”栏内找到“2012届毕业生档案转递”查询个人档案转递机要编号。 2、咨询各自院（系）学生工作办公室负责档案的辅导员。 （二）档案接收查询 1、8月—10月，各毕业生请并及时联系档案接收单位，确认档案是否收到。 2、档案发往省内生源地人力资源和社会保障局的毕业生，档案