会务工作流程解释.ppt

会务工作流程 一、会前准备工作 *1、确定会议主题与议题 *2、确定会议名称 *3、确定会议规模 （大型、中型、小型） *4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要的领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、确定会议所需用品和设备 包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、投影、音像设备等。（如租用外部会议室，则由场地工作人员准备，但秘书应提前到现场检查落实） 6、确定与会人员名单 7、确定会议地点 应考虑交通是否便利、会场与会议规模相适应、是否有良好的设备、避免外界噪音干扰、环境是否整洁、是否有停车场、场地租借成本是否合理。 --预定会议室的程序： 确认召开时间和人数，确认所需会议室类型—申请使用会议室—确认会议室是否已预留—落实会议所需用品—预先调试设备 *8、安排会议议程与日程 会议议程：对会议中所要解决问题的概略安排。 会议日程：会议在一定时间内的具体安排。 9、制作、发送会议通知 注意把会议有关的事项一次性交代清楚。 选择恰当的方式发送会议通知：书面、口头 确认会议通知是否送达。 10、制作会议证件 会议证件内容应包括：会议名称、与会者姓名、所在单位、职务、证件号码等。若重要会议，证件上必须贴上本人照片、加盖公章。 11、准备会议文件资料 12、安排食住行 （1）会议的餐厅和住宿应尽量选择离会场较近的地方。 （2）预定会议住宿