会展实务第5章.pptVIP

第五章 后期筹备工作的组织与实施 第一节 参展商服务手册的设计与制作 第二节 观众邀请 第三节 证件制作与管理 第四节 相关费用催缴 第五节 展出现场的整体布置 第一节 参展商服务手册的设计与制作 一、什么是参展商服务手册 二、参展商服务手册的主要内容 三、参展商服务手册的编制原则 四、参展商服务手册的作用 一、什么是参展商服务手册 参展商服务手册也称作参展指南，办展机构主要是将展览会筹备、布展、展出、撤展的有关要求和规定以及在参加展览会期间住宿、娱乐、旅游等方面的信息与参展商参加展览会时要注意的相关问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一本小册子。编制参展商服务手册是展览会筹备过程中的一项基础性工作，对参展企业按照展览会举办机构的要求进行筹备和参展也具有一定的指导意义和参考价值。 二、参展商服务手册的主要内容 1、前言 2、展出场馆的基本信息 3、展览会基本信息 4、展览会规则 5、布展与撤展规定 6、展品运输信息 7、旅游信息 8、入境签证信息 9、相关表格 三、参展商服务手册的编制原则 从上面参展商服务手册的主要内容，我们可以看出参展服务手册的内容涉及到很多方面，信息量较大，也很具体，就好像是参展商和观众参加该展览会一本必备的工具书。参展商服务手册编制的水平从某种程度上业可以看出展览会组织机构的办展能力和服务水平。要想让参展商服务手册真正起到应有的作用，办展机构在编写参展商服务手册时，应遵循以下几项原则： 1、实用原则 2、简明扼要原则 3、详细全面原则 4、美观与便携性相结合的原则 5、专业化与通用化相结合的原则 四、参展商服务手册的作用 参展商服务手册是参展企业进行筹展、布展、展出和撤展等各项工作的主要依据，对观众参与展览会各项活动也有重要的参考价值，对参展人员和观众在展览会举办地的吃、住、行以及进行商务和旅游等活动同样具有指引作用，对办展机构而言，参展商服务手册对展出现场进行有效管理、规范服务行为和提高服务质量都有着很大的帮助和影响。参展商服务手册的作用主要体现在以下3个方面： 1、对参展企业的指引作用 2、对展出现场的管理作用 3、对观众的作用 第二节 观众邀请 我们大家都知道，观众是展览会的四大基本要素之一。邀请观众也是展览会筹备过程中十分重要的一项工作。观众又有专业观众和普通观众之分，而专业观众的数量和质量对专业展览会来说尤为重要。观众的组织和邀请就是我们通常所说的招商工作，观众邀请的多少和质量的高低直接关系到展览会的成败，也决定着一个展览会是否具有生命力。一个展览会的生命力和发展空间依赖的是产业和市场两大因素，产业因素是指展览会题材所涉及的产业，拥有产业优势的展览会有利于招展，市场因素就是企业销售目标市场或主要目标市场，而拥有市场优势的展览会则有利于观众的邀请与组织。随着会展业的发展，市场优势对展览业的影响及促进作用越来越大。 一、观众邀请渠道 企业参加展览会的主要目的是寻找合作伙伴、获得订单，扩大市场占有份额；进行产品展示、树立品牌，提高企业的知名度；了解行业动态、进行技术交流等。因此，展览会能吸引到多少专业观众前来参观、采购是决定企业是否参展的主要因素，也直接影响到展览会的展出规模和经济效益。通常情况下，展览会举办机构通过以下几个渠道进行观众的邀请与组织： 1、行业协会 2、专业观众数据库 3、广告宣传 4、同类展览会 5、其它活动 6、国外相关组织 二、观众邀请的方式 1、媒体宣传邀请 2、直接发函 3、内部通告　 4、电话与传真 5、派送邀请函、请柬与入场券 6、路牌广告与张贴画 三、观众邀请函 观众邀请函是展览会举办机构针对目标观众根据展览会的实际情况而专门印制的一种宣传资料。邀请函一般是采用直接邮递的方式发送到目标观众手中，其主要作用是邀请观众届时到会参观洽谈，尤其是对那些专业观众。邀请函的邮寄时间不宜