第三章会展概论.pptVIP

第 3 章 展览会的组织 学习目标： 1.根据影响组展的因素进行展览项目的论证 2.了解选择展览场馆需要考虑的因素 3.明确如何开展展前准备 4.阐述组展的整个过程及主要细节内容 展览会能否成功举办很大程度上取决于展览会组展者。组展者包括大大小小一千余项相关的工作，是一项极为复杂的系统工程，任何一个环节的失误，都会影响组展的效果进而影响展会的连续举办。 展览的组织过程大致分为四个阶段： 展前策划、 展前准备、 展中管理、 展后阶段。 第一节 展前策划 一、展览项目的论证 新展览项目的论证： 首先，对行业态势进行分析 所在国（地区）的经济和产业结构 行业市场状况 行业竞争态势 买方情况 其次，要考虑办展资源是否充分 资金 人才 物化资源 信息 社会关系 其三，分析同行对此项目反应 举办时间 举办地点 举办主题 其四，要对展览项目进行可行性分析 1、展会工作人员安排的可行性分析 2、展会财务预算安排的可行性分析 3、展会项目管理经验 其五，展会风险分析 政策、法规风险 技术风险 财务风险 市场风险 经营管理风险 合作风险 分析内部及外部环境对会展的影响 利用SWOT分析方法进行战略分析 办展机构所具有的优势（strengths) 办展机构所具有的劣势（weaknesses) 外部市场环境对办展机构举办展会所形成机会（opportunities) 外部市场环境对办展机构举办展会所形成的威胁（threats) 二、组展方案的制定 组展方案是整个组展工作的指导性文件，是组展具体工作的较细致的安排。包括从展前准备、展中管理到展后整个过程。 (一)展前准备 （二）展中工作 （三）展后工作 第二节 展前准备 一、主承办单位的确定、支持和合作单位的选择 1.主承办单位的确定 我国展览的主办单位很多是政府主管部门或半官方性质的行业协会，承办单位是一家或几家展业展览公司。 2.支持单位的选择 寻求专业政府主管部门、行业协会、媒体和相关单位的支持，是展会成功的相关环节。 3.合作单位的选择 当地行业权威机构(如行业协会)、专业展览公司都可作为候选的合作单位。 二、展览项目名称和主题 （一）展览项目名称 项目名称=基本部分+限定部分+附属部分 1.基本部分 基本部分，即展览会或展览会的派生词和变体词，如博览会、展销会、交易会等。 2.限定部分 限定部分主要是说明展览会的时间、地点、内容和展销商的来源。 3.附属部分 附属部分是基本部分和限定部分的进一步补充，更详细的说明展览会的具体时间、地点等。 （二）主题 主题要能反映行业的发展走势，代表行业的发展方向，抓住行业的亮点和市场的特点。主题的策划要有创新意识。 （三）展览项目的申办 主展者需要准备充分的资料提前报有相关部门批准，然后才可以开展主展的准备工作。 三、展览场馆的选定 (一)我国展览场馆的概况 我国展览场馆分布的特点是：大展览场馆主要集中在北京、上海、广州等大城市，沿海省市的展览场馆数量及总面积比中西部要多、大。 (二)展览场馆的经营管理模式 展览场馆的经营管理主要有三种模式，即政府经营、政府和民间合营和民间经营。 展览场馆三种经营管理模式特点 （三）选择展览场馆需要考虑的因素 1.展会预期需要的面积和展览场馆可用面积 参展商预期需要的展位面积和附加面积、展览场馆可使用面积，在很大程度上决定租用展会所在地的哪个场馆。 2.展览场馆空间和设施 一些比较高大的展品或者特装展台对展览场馆的空间要求较高。展览场馆提供的基本条件，对这些方面的组展者必须了解清楚。 3.场地单位面积费用及其他间接费用 会展中心收费一般是根据实际使用展场面积或每天使用的净面积来确定。 第一种计算方法按实际使用展位的面积计算，从布展开始到撤展结束为止。 第二种计算方法是以每天使用的净面积计算，进场布展或撤展不予收费或以较低价格收费。 4.展览场馆的软件条件 展览场馆形象、工作人员的服务水平，是选择展览场馆是需要考虑的软件条件。 5.展览场馆附近的交通 便利的交通将方便人员和物资快捷的到达或离开展览场馆。 四、参展流程和观众接待的策划 欲参展的企业填好参展申请表（代合约书），加盖公章后邮寄或传真至组展者，然后将参展费汇至组展者用户。 组展者收到参展费后向参展商确认展位，参展商带着确认函到展览馆组展者接待处报到。 登记或购票，观众用名片换取门票