公文格式规范研讨.ppt

《文书学》 王健主编 中国人民大学出版社 2010 第五章 第一节 公文格式的特点 一、规范性 二、相对的固定性 三、稳定性 一、规范性 二、相对的固定性 三、稳定性 公文格式标准一经规范，通常在较长时期内保持稳定，各单位应按有关规定共同遵照执行，及时开发或使用公文格式模板，以便高效快捷地生成符合格式规范的公文。 凡未采用规范公文格式的单位，应尽快实现公文格式的标准化，为公文的撰写、传递、处理、存贮提供便利。 第二节公文格式要素及其编排规则 一、公文格式国家标准概述 二、公文格式要素及其标识规则 一、公文格式国家标准概述 《国家行政机关公文格式》规定 组成公文的各要素划分 公文首页版式 上行文首页版式 公文末页版式 联合行文末页版式 二、公文格式要素及其标识规则 （一）“文件式”公文的格式要素及其标识规则 （二）公文中表格的标识方法 （三）“信函式”公文格式要素及其标识规则 （四）命令的格式要素及其标识规则 （五）会议纪要的格式要素及其标识规则 （一）“文件式”公文的格式要素及其标识规则 1．公文份数序号 2．秘密等级和保密期限 4．发文机关标识 6．签发人 （二）公文中表格的标识方法 对于横排A4表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。 公文如需附A3表格（开本较大），而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格脱落，应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在文件最后一页（封四）上。 （三）“信函式”公文格式要素及其标识规则 发文机关名称上边缘距上页边30mm，之下标识发文机关名称。由于不加“文件”二字，发文机关名称一般不用简称。 在发文机关名称4mm之下印一条武文线（上粗下细），在距下页边20mm处印一条文武线（上细下粗），线的长度为170mm。旨在保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致，只不过将发文机关标识移出了版心。 发文机关名称及双线均印红色，其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。 （四）命令的格式要素及其标识规则 命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，但不宜超过上级机关的字号。 命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文：正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。 （五）会议纪要的格式要素及其标识规则 会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。 用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要通常不单独对外发出，所以不加盖印章。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。 第三节公文格式模板设计 一、公文版式的页面设置 二、公文版式的制表位 三、发文机关标识和红线的制作 四、公文版式中常用符号的使用 五、自动图文集的使用 六、公文数字序号的设定 七、公文格式模板的保存 一、公文版式的页面设置 1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》规定公文用纸标准为： 纸型：A4（210mm×297mm） 天头：37mm±1mm 订口：28mm±1mm 版心：156mm×225mm 正文用3号仿宋字体 每页22行，每行28字符 点击菜单栏中【文件】选择【页面设置】，弹出【页面设置】对话框。见图示 2。 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』，首先点击下方的『字体设置』按钮。弹出【字体】对话框。 在【字体】对话框中，可以设定字体为“仿宋”，字号为“三号”。点击『确定』按钮，返回【页面设置】中的『文档网格』。 二、公文版式的制表位 确保光标在第一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表位】，弹出【制表位】对话框。 将光标定位在秘密等级和保密期限之前，用键盘上的Tab（制表）键添加一个制表符，这时会发现，秘密等级和保密期限会在第28字符处右对齐。由于在前面定义过每行28个字符，所以这样就符合国标中规定的秘密等级和保密期限在右上第一行的规定了。 三、发文机关标识和红线的制作 选中菜单栏【插入】中【文本框】的【横排】选项将会出现一个文本框，在文本框中输入发文机关标识，输入完毕后选中文本框，单击鼠标右键，选中【设置文本框格式】，在这里设置红头发文机关标识的属性。 选择【颜色和线条】选项，将【颜色】一栏设置成“【无填充颜色】。 选择【大小】选项，将【高度】设置成【2cm】；【宽度】设置成【15.5cm】。（可根据实际情况调节尺寸。） 选择【版式】选项，单击【高级】按钮，【水平对齐】选项中的【对齐方式】设置成“居中”，【相对于】