绿化公司采购工作实细则(征求稿)20140610.docVIP

盐城事业部绿化公司采购工作实施细则 为更好地做好采购工作，积极服务于现场施工，现根据****有限公司（以下简称事业部）《关于工程分包及专业分包、物资材料设备采购合同管理暂行办法》（盐欧成本部【2013】001号，以下简称工程管理暂行办法），结合绿化公司的实际情况，制定本实施细则。 一、本细则仅是在事业部工程管理暂行办法总的框架下进行细化，目的是有利于更好的规范和统一。 二、绿化公司采购范围：苗木（乔木、灌木、草皮、花草）、道路（铺设、各类管材、路牙、道板砖）、照明（亮化、道路）、景观小道、窨井盖等，以及与绿化公司正常生产经营相关的各类材料、设备。 三、采购工作的前期准备： 1、总体工程实施前，根据施工要求和合约规划编制工程分包、专业分包及物资材料、设备采购计划，填写《物资采购、专业分包计划表（代台账）》（附表一）。已施工项目，也可以根据实际情况，在工程施工中进行编制。 2、由公司主要负责人组织公司及事业部相关部门根据工程规模、特点研究确定工程分包、专业分包队伍的确定方式及物资、设备采购方式，填写《工程分包及专业、物资材料设备采购策划单》并转入事业部成本部（附表二）。 3、在施工中，公司可根据现场施工的实际情况提前作必要的调整和补充，计划调整报送事业部成本部。 四、工程分包、专业分包确定及物资材料、设备采购招投标（询价）工作： 1、采购部可根据采购计划提前与相关部门对接，包括技术参数、工程量、工期等，筛选供货商，向供货商征询相关技术参数并草拟招标文件，公司领导及相关部门认为需对工程分包、专业分包的队伍及物资材料设备供货商进行考察的可组织人员对相关队伍或供货商进行考察。考察前填写《分包单位、供应商考察意见单》（附表三）转事业部成本部，考察报告入档保管。 2、请相关部门最终确认相关参数及工程量等关键内容，拟定《招标文件》，将参数、工程量、工期、付款方式、违约责任等重要条款摘要报相关领导和部门审阅，无误后填写《招标文件发布审批表》（附表四）或《公司直接采购审批表》（附表五，按采购策划单确定的不需通过招投标方式采购的设备、材料或专业分包队伍用此表）。 3、接到事业部核批的《招标文件发布审批表》或《公司直接采购审批表》后，向拟投标单位发布《招标文件》或进行询价（询价表见附表六）。 4、招标文件发布后要进行跟踪，投标单位有疑问的，要及时进行答疑，有关参数方面的要及时反馈给相关部门；开标前，请各投标单位在《投标单位签到表》（附表七）上签到，如投标单位在开标现场变更投标文件相关内容如：价格、付款方式等，请投标单位授权委托人在《偏离投标文件确认书》（附表八）签字确认。 5、开标或询价结束后，采购部汇总招投标情况或填写《询价汇总表》（根据情况可自行编制），第一时间报公司相关领导。 6、按相关领导要求，选择合适的投标或报价单位进行商务谈判，谈判后招投标双方代表在《商务谈判确认书》（附表九）签字确认。采购部将谈判情况汇入已有的招投标情况说明，报相关领导。公司负责人召集相关部门负责人集体研究定标或定价意见，形成《定标意见会办纪要》（附表十）。 7、采购部根据《定标意见会办纪要》填报《定标意见表》（附表十一）明确建议中标单位或定价意见按程序报批，附相关资料。 8、各公司在招投标时，可根据实际情况确定是否收取投标保证金。 五、合同洽谈及报批： 1、接事业部核批后的《定标意见表》，在合约规划中选择合适的合同文本或根据实际情况草拟合同，结合招投标文件中的相关条款与中标单位进行合同谈判，合同初稿附《合同稿意见征询表》（附表十二）后按程序报批。 2、按事业部对合同稿的要求，与中标单位进行再次洽谈，完善相关条款后将合同附在对应的《合同会签单》（附表十三、十四、十五）后按流程报批。 六、零星采购： 1、零星采购主要指：一次性采购总价在5万元（含5万元）以下的苗木、材料、物件采购及作业外包供方管控。 2、凡有零星采购需求的相关部门填写《零星采购申购单》（附表十六），交本公司采购部负责人审核签字后转项目经理审批，总额在1万元（含1万元）以下的可交采购部执行；1万元以上的报绿化公司总经理审批后方可执行。 3、零星采购中，采购物品单价在2000元（含2000元）以上的、一次采购总价在5000元（含5000元）以上的原则上应选择三家及以上供货商进行现场或电话询价，记载《询价表》。 4、零星采购应每月汇总，《零星采购汇总表》（附表十七）应于次月五日前报至事业部成本部。 5、一次性零星采购总价在2万元以上或认为有必要签订合同的可使用表十三，报至事业部成本部备案即可。 6、合同移交参照本细则第七条。 七、合同移交及归档： 1、采购部将生效后的合同复印件交至相关部门和负责人，交接双方须在《合同交接单》（附表十九）上签字。 2、退回投标保证金（如有）、收取履约保证金（如有）、申请支付定