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海南省农垦集团有限公司海南省农垦集团有限公司系海南省政府直属企业，是以天然橡胶、热带现代农业、旅游及旅游地产、金融服务为主导产业的企业集团，现有下属企业32家，员工近9万人。海南农垦集团总部设在海南省会城市海口，下属企业在海南省各市县境内，拥有土地总面积393.8万亩，辖区有优质温泉、海岸线、热带雨林及湿地保护区等丰富的旅游观光资源，尤其是拥有近60年来几代农垦人创建起来的全国最大的天然橡胶生产基地和热带作物生产基地。目前，海南农垦集团天然橡胶面积353万亩，年产干胶能力20多万吨。海南省农垦集团有限公司随着公司不断的发展，进入了网络时代，信息化管理需求大大增加，传统的办公模式使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需，需要用先进的生产工具提高企业的办公效率。传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给公司带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。公司现在在都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批，可能会给公司带来巨大的损失。如何提高本公司的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如通信、文件下发、批复、归档，繁多的会议等使办公人员陷入忙乱无效的工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。 由上可见，单一的OA办公系统已经限制了企业的发展，所以协同办公系统应运而生，协同OA办公系统不仅仅是企业办公的一种工具，更应该是一种有思想、有模式的懂管理的软件，目前市场上主流的协同OA办公系统就为现代企业发展注入了强劲的动力，协同OA办公系统是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上，结合神经网络的研究成果而设计的协同管理系统。它以动态组织为行为主体，以工作流为传导模型，以任务为处理模型，将组织行为的复杂性通过三者的结合充分表现出来，从而帮助实际组织解决管理过程中的复杂课题。 随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，企业迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统，也就是协同办公系统，从而提升其管理水平。协同办公系统有以下优势： 1）高效的协同管理工作平台 能够将安保组织管理中的业务活动、联网报警、联网预防、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。 2）有效的知识资产管理平台 过去在公司的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。 3）个性化的系统访问门户 系统具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，符合安保行业从业人员的使用，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。 4）良好的组织文化管理平台 我们集团公司不断发展壮大，分公司分布在全省各地，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。 5）集中的信息整合呈现平台 办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到各分公司的运营状况（如安保现场、巡逻、要害部门、财务等数据），实现联网报警，视频信息共享，同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。 6）灵活的业务流程整合平台 当组织面临客户不断提出端到端的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。 综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式。当前协同办公系统处于战国七雄时代。协同办公系统将执行中的三个要点：执行者、目标与过程管控，通过动态组织、工作流和任务三者，将执行相关的各种信息和应用紧密集成在一起，并用权变组织、网状沟通、关联结构和控制反馈四个管理模型实现各个执行体之间的融会贯通和统一管理。 协同办公系统从而成为企业提供实现人力资源、资金资源、产品资源、客户资源、知识资源的高度整合和统一的工具，帮助企业逐步走向虚拟管理、敏捷办事和互动沟通的高级形态。 系统架构 保安公司总部架设专用服务器，由海南电信提供专线光纤专网接入。各个网点计算机，通过无缝安全