DC2-02001 记录控制程序.doc

文件编号： DC2-02001 质量、环境和职业健康安全程序文件 页 码：  PAGE 3 of  NUMPAGES 3 版本/版序： A/0 起草人： 日 期：审核人： 日 期：批准人： 日 期：制订部门： 管理部 发行部门： 管理部制订日期：2005.09.10 修订日期： 发行日期：2005.09.20 受控状态 分发号 记录控制程序 1 目 的 对质量、环境及职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，提供管理体系有效运行的证据，实现管理活动的可追溯性。 2 适用范围 本程序适用于为证明产品符合要求，质量、环境、职业健康安全行为符合规定要求和管理体系的有效运行的所有记录。 3 权 责 3.1 管理部为监督、管理各部门的记录控制情况的主管部门。 3.2 各部门负责控制各自范围的记录。 4 工作程序 4.1 工作流程图 确定并设计 记录表格 审核 批准 使用、贮存及保管 过期处理 4.2 记录的标识、编号 各类记录均明确记录的文件号，同时还应按下列方式之一注明每份记录的序列号： A 以流水号加以区分（适用于表格形式的记录：如发票的序号）； B 以标题、时间等加以区分（如“2005 年度管理评审报告”）。 4.3 记录的形式 可呈任何媒体形式，如 A 文本形式（如：入库单、各类书面报告等）； B 硬拷贝(如：检验后的留样)； C 电子媒体。  记录控制程序 受控状态： （受控文件未经批准不得复印） 4.4 办公室组织发布表格类的《受控文件及记录清单》时，应明确各类记录的编号、名称、修订状态、保存期等。 4.5 记录填写 4.5.1 记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。 4.5.2 如因笔误或计算错误，要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。 4.6 记录的保存、保护 4.6.1 各部门记录保管人必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。 4.6.2 管理部每六个月要检查一次各部门记录的使用管理情况。 4.7 对超过保存期的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由管理部组织各部门销毁。 5 相关表格/记录 5.1受控文件、记录清单（见《管理体系文件控制程序》附后）文件制/修订履历表 制/修订 日 期版本版序制/修订目的、内容制/修 订人审 核核 准2005-09-10A0体系文件新建程序文件 文 件 分 发 分发部门份 数分发部门份 数总经理室（含认证备份）4工程设备部3管理部6财务部1生产部（含车间主管）6质量部1