SW-002 记录管理程序.docVIP

**塑胶模具有限公司 记录管理程序文件编号SW-QP-002页次  PAGE 3 /  NUMPAGES 3 版本/版次A/0发行日期2010-3-1 No.日期修订内容制定审核批准12010/3/1新订 1.0 目的 规定记录填写、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置办法，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。 2.0 范围 适用于公司管理体系有关之记录的管理。 3.0职責 3.1 文控中心 3.1.1 负责记录控制程序的监督执行。 3.1.2 负责公司所有记录表格的管理，以及记录之归档保存。 3.2 各部门负责与该部门相关之记录的填写、收集、整理。 4.0 程序内容 4.1 记录表格的管理 4.1.1 质量体系记录表格釆取如下编号方式予以标识： SW-QR-□□□-□ 版本号 流水号 记录英文代号 公司名称英文缩写 4.1.2公司所有正本记录空白表格由文控中心统一管理（记录表格正本章盖在背面）。用量大的表格由部门主管提出申请,请示公司领导审批后交采购,采购负责联系印刷，印制好的空白表格入库，由仓库保存，各使用部门直接到仓库领取；用量少的可以由文控中心提供样板,使用部门自行复印。 4.1.3《质量记录一览表》由文控中心编制,相关人员审批，记录一览表应包括下述内容:记录名称、表格编号、使用部门及保存期限。 4.2 记录的收集、归档、贮存及保管 4.2.1记录由使用部门每月月底负责收集、分类整理和定期装订成册保存，保存地方要确保记录不发生变质、发霉、损毁。 4.2.2 记录的保管方式应确保记录方便存取和检索； 4.2.3 凡电子媒体的记录、保管与防护，相关部门按《文件管理程序》执行。 4.3 记录的查阅 当有需要查阅时,各相关部门应积极协助查阅。 4.4 记录的填写要求 4.4.1 不得应用铅笔填写，可采用钢笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏，应能准确识 别，并有签字，不宜???用签章。 4.4.2 记录填写要完整、详细，如不需要填写的项目，可在该栏内以“—”表示。 4.4.3 记录修改方法可在笔误之处划去错误的记录重新写清正确记录，判定之修改由更改人签字确认。如：789 798 李四 20XX-XX-XX。 4.5 记录表格的增加、更改 4.5.1 根据公司实际工作的需要和变化,可以增加新的记录表格；或对已不能满足要求的记录表格予以更改,由使用部门提出《文件变更申单》请至文控中心。文控中心按申请内容要求予以增加或更改记录表格。增加的记录表格应给予编号、版本标识；记录表格的修改按《文件管理程序》中的相关规定执行。 4.5.2 文控中心在收到增加或更改的记录表格后,应更改《质量记录一览表》，撤回的记录表格按《文件管理程序》中的相关规定执行。 4.6 记录过期的销毁和处理 4.6.1 各部门记录负责人按规定的保存期限定期组织鉴定，对无保存价值的记录，经部门主管确认后，呈报部门领导批准，给予销毁。对于仍需保存的记录，由部门主管决定后存贮。 4.6.2销毁时可用碎纸机或销毁的方式进行，销毁的工作应由二人以上进行。 4.7 其他要求 4.7.1使用记录表格的人员应认真填写记录表格的每项内容,需要签名的应严格按要求执行。确保记录完整、准确、清晰,反映实际情况。 4.7.2同类记录一般以填写日期为索引。必要时可以编写流水号作为索引,流水号编制为三位数，例：001、002、003…。 4.7.3用作标识的记录牌和标贴不受本程序控制,按相关程序文件中的规定执行。 4.8 记录保存年限之规定 序号记录类型保存年限备注1合同/订单类记录15年2PPAP记录15年3管理评审记录3年4教育培训类2年5会议类记录1年6日常点检类记录1年4.8.1 如在上述记录类型中未规定年限之记录,部门最高负责人确认保存相应年限,并交至文控中心备案,文控中心将年限登录《质量记录一览表》中。 4.9 记录的管理需符合客户和法律法规的要求。 5.0 相关文件 《文件管理程序》 6.0 相关记录 《质量记录一览表》 《文件变更申单》