国家秘书职业资格三级 文秘整理.docVIP

会议筹备检查情况的主要内容和原则： （1）、主要内容：1、会议准备是否充分 2、会议期间能否排除各种干扰 3、环境条件与用品准备（房间大小：每人2平方米，温度：18-21，湿度：40%-60%） 4、文件材料的准备情况 5、会场布置情况的检查 6、会议保卫工作的检查 7、检查的其他内容（如安排集体摄影，还应检查摄影座次的安排等） （2）、原则：会议的检查是一项严肃的工作，既要全面周到，一丝不苟，注重细节，逐项落实，又要眼见为实，实地检验。比如大中型会议的安全问题、突发事件的预案问题都应在检查中落到实处。 会议筹备方案内容 1、确定会议的主题与议题 2、确定会议的名称 3、确定会议的议程 4、确定会议的时间和地点 5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制和复制工作 7、确定会议与会代表的组成 8、确定会议经费预算 9、确定会议住宿和餐饮安排 10、确定会议筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工 会议筹备小组分工 TEAM组负责人职责总指挥（或秘书长）整个活动的总负责、总协调副总指挥（或副秘书长）协助总指挥，负责常务工作宣传策划组会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划。。。会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报 如何进行文书审核 1、明确审核范围 2、确定是否需要行文 3、审核文书内容 4、检查文字表达 5、检查文件体式 6、检查文书在处理程序上是否妥善完备 收发文程序 1发文办理程序（草拟、审核、签发、复核）：交拟、议拟、撰拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 2收文处理程序（审核、拟办、承办、催办）：签收、登记、拟办、承办、催办、注办 涉外接待的原则、要求 （1）、原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优、先入乡随俗（伊斯兰教不吃猪肉、不吃无鳞鱼、不用左手接东西、不喝酒等） 礼宾确定步骤：1、确定礼宾次序方案：确定礼宾次序方案，有五种方法可以交叉使用。一般的习惯是：首先按照来宾的身份、职务的高低排列；身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。 2、提前通知有关各方 3、按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 不同办公设备采购方式的优缺点、采购步骤（P138） （1）、获得设备使用权的方式：购买、租用 1、购买的优点在于设备归购买者所有，使用方便。缺点在于一次性付款费用较高，而且过了保修期后，需要额外支出设备的维护与修理费用。 2、租用的优点在于最初的费用较低，费用可以由不断获得的利润进行补偿。缺点在于如果租期较长（例如几年），支出的费用将会较多，甚至超过购买的费用；另外，如果在租赁合同到期之前终止合同，违约金将会很高。 （2）、采购步骤：1、提出购买申请 2、审批、落实经费 3、招标、选择供应商 4、签订供货合同 5、货物入库 6、支付货款 突发事件的应对措施和流程 （1）、突发事件的应对措施 1、准备清楚的书面紧急情况处理程序 2、用这些紧急情况处理程序培训所有人员 3、在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序 4、实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序 5、明确员工在紧急情况下的职责 6、保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员 7、保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况 8、保证定期检查和更新设备 （2）、处理突发事件的工作流程 1、及早发现，马上报告，并保护好现场 2、查找问题的原因 3、成立临时指挥中心 4、控制源头，釜底抽薪 5、召开新闻发布会 《事故情况记录表》、《工伤情况报告表》内容、用途(P114-115) （1）、《事故情况记录表》通常记录下面的信息: 事故日期、地点、涉及的人员、事故的证人、事故过程的概述、填写事故记录薄的人员签名 填写《事故情况记录表》的目的：是为了记录发生该事故的时间、地点、事故人姓名、发生事故或疾病的细节，便于总结教训和为日后判定责任时使用。（能监督事故，保证采取措施消除事故隐患，也是安全教育的案例资料，还可提供准确的记录，便于应对有关赔偿的法律案件。） （2）、《工伤情况报告表》记录的信息主要有： 1、完成表格人员的姓名、身份 2、事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务 3、发生事故的日期、地点 4、事故的细节及对事故的看法 5、进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。如果受伤人员送往医院则要记清医院的名称和地