大同大學公文處理流程要點-大同大學秘書室公關中心.docVIP

大同大學公文處理流程要點 民國97年12月18日行政會議通過 民國99年3月18日行政會議通過 為處理本校公文、提高公文品質，並有效推動公文電子化作業流程，進而提升行政效率，特訂定本要點。 本校收文處理由秘書室負責，每日以公文系統收受電子文，再分文至各處、室、中心、館及院等一級單位，由一級單位送二級業務單位辦理。各處、室、中心、館及院等一級單位均應指定專責收發一人，並負責該單位公文稽催工作。 秘書室收文人員於收受紙本文後即進行登錄，並將公文（含附件實體）一併送一級單位簽收。 各單位如有未經秘書室收文、且受文者為本校名義之校外來文，應依循收文程序辦理，不得自行擅作處理。 差假人員應有代理人代為處理公文，如有延誤由代理人負責。如無代理人或事先未經交代應處理之公文而致延誤，由原承辦人負責。如代理人確無法處理者，須於期限內報告主管，以明責任。 離退人員離職前應將未辦完之公文予以處理完畢或移交其他承辦人辦理。 本校發文處理採電子交換作業，各單位之發文應經由一級單位主管決行後，統一由秘書室對外發文，進行電子交换，如不符合電子交換條件之公文改以紙本發文。 各單位發文之附件為無法電子交換之實體，或須保有原始憑證者，或依法規定應加蓋印信之文件，得採紙本方式為之並於電子線上簽核稿上加註傳送簽核，以紙本發文。所謂附件實體如無法傳輸之電子檔，或屬現金、支票、有價證券、圖表、海報、書籍、任免令、獎懲令、聘