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党的机关公文的主题词标注方法 一、公文主题标引规则 党的机关公文主题标引规则主要内容包括：公文主题标引的基本要求；公文主题词的选定；公文主题词标引位置、数量及排列次序等。 （一）公文主题标引的基本要求 公文主题标引必须坚持客观性、准确性、针对性、全面性和一致性原则。这是贯穿于公文主题标引工作全过程的基本要求。 1．客观性。即：公文主题标引应以公文的实际内容为依据，客观地分析和反映公文主题，努力避免主观片面性和随意性。 2．准确性。即：在认真阅读公文、客观分析公文内容的基础上，概括提炼出准确反映公文内容的主题概念，按规则准确转换成主题词，并进行正确标引。 3．针对性。即：公文主题标引应重点考虑行文单位（即公文制发单位和主送、抄送单位）及公文检索系统的特点和需求，突出反映公文中与行文单位以及公文检索系统涉及的用户密切相关的主题概念。 4．全面性。即：公文主题标引应充分反映公文的主题概念，以确保各级各类机关对党的机关公文检索、利用的需要，及时、准确地为广大用户提供服务。 5．一致性。即：同类型或主题内容基本相同的公文，不论其表达形式或发布时间如何，应当有大体相同的标引结果。确保公文主题标引的一致性，必须做到：①主题分析环节标准化，严格按照主题分析程序和要求进行；②主题概念转换标准化，严格按照主题词选定的具体原则进行；③加强对标引人员的培训，提高标引人员素质，注意标引经验的积累和交流，克服标引人员在具体标引工作中存在的不一致因素。 （二）公文主题词的选定 作为表达公文主题概念的检索标识，通常为正式主题词，同时也包括特殊情况下选用的自由词，统称“标引词”。为避免概念的混乱，这里均使用“主题词”。主题词选定的具体原则主要包括规范化原则、专指性原则、组配标引原则、上位主题词标引原则及自由词标引原则。 1．规范化原则。即：公文主题标引必须选用《公文主题词表》中的正式主题词，而不能选用非正式主题词；选用的主题词的书写形式，必须与《公文主题词表》中的正式主题词的词形完全一致。即使某非正式主题词与公文主题概念一致，也不能选用该非正式主题词，而必须选用该非正式主题词所指引的正式主题词。例如，某件公文的主题概念是“密码研究”，而《公文主题词表》的正式主题词中正好有“密码研究”这个词，则可以直接选用。又如，某件公文的主题概念是“毁林”，而在《公文主题词表》中，“毁林”是非正式主题词，它指引的正式主题词是“乱砍滥伐”。因此，应当选用“乱砍滥伐”作主题词而不能选用“毁林”作主题词。再如，在选用《公文主题词表》中的正式主题词“庐山会议（1959）”作公文主题词时就不能写“庐山会议”；同样，在选用“‘九一三’事件”作公文主题词时，也不能写成“九一三事件”。 2．专指性原则。即：公文主题标引应当首先选用《公文主题词表》中与公文主题概念相对应的、单个的、专指性较强的正式主题词进行直接标引。例如，某件公文的主题概念是“经济体制改革”。经查，《公文主题词表》中有“经济”、“体制改革”、“经济体制改革”、“财政体制改革”、“商业体制改革”等正式主题词。按照专指性原则，应当选用“经济体制改革”这一正式主题词进行直接标引，而不能选用其上位主题词“体制改革”或下位主题词“商业体制改革”、“财政体制改革”进行标引，也不得选用“经济”和“体制改革”进行组配标引。这里需要强调指出的是，在确定主题词时，一定要认真查阅《公文主题词表》，看有无在内涵上与主题概念相对应的正式主题词，做到勤翻表、多动脑，使选定的主题词专指适度、恰当。 3．组配标引原则。即：在进行公文主题标引时，若《公文主题词表》中没有反映公文主题概念的专指性单个主题词，则应当优先选用与公文主题概念关系密切的两个或两个以上正式主题词进行组配标引，组配形成的新概念，要与公文主题概念相一致，专指性强。组配标引是把形式逻辑有关概念内涵与外延、限定与概括以及概念间的相互关系等基本理论应用于主题标引，通过两个或两个以上主题词的组配来表达一个新的主题概念的一种方法。它是公文主题标引规则的核心内容和常用的标引方法。目前，尽管经修订的《公文主题表》已收录主题词5116条，但在实际标引工作中还是会遇到不少主题概念在词表中查找不到与其直接相对应的主题词的情况。因为任何一部主题词表中的单个主题词都不可能穷尽不断发展变化的包罗各方面内容的公文主题概念。这就需要找到一种科学的方法来解决这一问题，其中最主要的方法就是组配方法。例如，某件公文的主题概念是“妇女代表”，经查，《公文主题词表》中没有与“妇女代表”直接相对应的单个专指性主题词，却有与“妇女代表”这一概念关系密切的“妇女”和“代表”两个正式主题词，二者组配，即可表达“妇女代表”这一主题概念。又如，某件公文的主题概念是“档案工作会议”，经查，《公文主题词表》中也没有和这个概念相对应的单个专指性主题词