【电大必备小抄】2016年12月电大专科办公室管理完整小抄版.docVIP

简答题 。 6、国务院规定的行政公文共有几类？答：（1）命令（令）； 2）决定； 3）公告；通告； 4）通知；通报； 5 ）议案； 6）报告； 7）请示； 8）批复；意见； 9）函； 10 ）会议纪要。 10、提高会议效率的做法？答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。 14、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。①电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。②来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。③会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。 16、简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？答：①会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。②可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。③有两种 形式：议决性会议纪要和周知性会议纪要。 17、办公用易耗品主要包括哪些？ b8V5e,M1D V;z电大答案，电视大学教学，电大交流$uN1E i9x2w8oD.O国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。1．信封、纸张；.^7dk5| 3W国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。2．软盘、光盘等； f,e D6v3 +f8t电大答案，电视大学教学，电大交流3．铅笔； 4．圆珠笔； 5．签字笔或钢笔； 6．修正液或修正带；%|9n5~%QM电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛7．印盒；+w:H4w?d1OU8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； 9．小刀；* Y:^:c-j电大答案，电视大学教学，电大交流10．日历等； 11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？ .l$o.|-l;f;F A:::星魂社区::: 国内著名电大交流社区文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。B0f ZQ_ Z:::星魂社区::: 国内著名电大交流社区2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。4B M,|;];Zl* 3K电大答案，电视大学教学，电大交流3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为： 5L6N-M D-G$r1 ^电大答案，电视大学教学，电大交流先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。从文员工作角度对比说明打电话和接听电话的异同。Hd-V2V5y%`都应先问好，再传达自己的信息；②都应保持耐性、热情的态度；③通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；:M:i:`+u f7T7E%`④都应简明扼要表达自己的意思。9U6^!J2_%p9s4g9P+N%n电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛①打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。②打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。文秘人员对上司主要工作的辅佐包括哪些方面？1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。Y.Aa7 :e y%n2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。. 6w;|e!s3g^（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3．财物管理。包括： a%O$`5G W.o-B-I2U2e6R