外宾接待流程 - 副校长室.doc

副校長室製作2006/5/24 未住宿者 權責單位 作業內容 提出申請之單位 接獲國內、外學術單位或個人來訪通知 提出申請之單位 提出本校相關人員出席交流討論的名單與申請單位接待之主要負責人 提出申請之單位 安排人員及車輛接送外賓 秘書室 安排校長/副校長接見外賓時間及地點 秘書室 安排接見外賓出席之本校行政主管及教授 秘書室 準備學校簡介 含光碟及紙本簡介 與紀念品 秘書室 通知學發組負責照相留念 秘書室 依外賓背景安排校內參觀單位 提出申請之單位 安排外賓接見之流程 含各接受參觀單位間的通知、聯繫 提出申請之單位及被參觀的單位 參觀單位的介紹 外賓接待流程 提出申請之單位 接獲或邀請國內、外學術單位或個人來訪通知 提出申請之單位 擬定外賓來校訪問行程 列出需要學校配合事項 提出申請單位之主要負責人 上開資料送交副校長室協調辦理 秘書室 聯絡並發文校內外參觀單位與景點 安排校長/副校長接見外賓時間及地點 安排接見外賓出席之本校行政主管及教授 準備學校簡介（紙本及光碟） 總務處 安排住宿相關事宜（含生活必需品之準備） 安排自行開車來校者之車位與停車證 申請單身宿舍門禁卡 安排專人負責住宿環境每日之清潔及整理工作 備妥住宿環境各項中英文之說明（含校園內可使用設備及宿舍內各項使用說明） 確認宿舍內網路及內外線電話情形 與提出申請之單位確認各項借用物品之歸還（如Key，電腦，單身宿舍門禁卡..等） 提出申請之單位 安排人員及車輛接送外賓 含接、送機及校外參觀 安排外賓校內公開演講或工作坊或研討會或說明會 安排外賓之餐點 安排校內參訪單位，並與受觀訪單位聯繫各項細節及解說事項 安排校外參觀地點的陪同人員 紀錄各項活動過程並於活動結束後繳交活動紀錄及電子檔各乙份給秘書室 經費之報銷 支出項目符合全校性效益或購買之物品得為日後類似活動之使用者，由副校長室核報。 支出項目為提出申請之單位之規劃活動或配合本項接待性質支出者，由提出申請之單位核報。 副校長室負責各單位之間的溝通協調 本表為外賓來校短期訪問之用，若因開課課程需要安排外賓住宿事宜，尚請開課單位自行接洽總務處。 外賓接待流程（有住宿需求者）