2016年电大-第三讲 办公室的职能.docVIP

第三讲 办公室的职能 第一节 办公室的职能 一、参谋与助手 首先，办公室的参谋助手职能主要表现在辅助领导决策上。办公室具有对外联系的广泛性，它必须协助领导正确地理解上级意图，了解和掌握本单位的实际情况，然后对各方面收集的信息进行处理，为领导决策提供真实可靠的依据。 其次，办公室的参谋助手职能表现在决策的贯彻执行上。办公室要当好领导的左右手，善于理解和掌握领导意图，通过自己的精心组织，变领导意图为群众的自觉行动，在执行决策中，要努力保持不走样，并在执行中注意搜集各种反馈信息，以供领导修正调整决策。 第三，办公室的参谋和助手职能还表现在督促检查方面。领导决策是否正确？贯彻执行中有无走样现象？办公室必须加强督促和检查。布置多、检查少是长期以来办公室工作中的一个薄弱环节。应下大力气改变这种状况，办公室要为领导督促检查决策执行情况提供程序性、技术性服务，把工作落到实处，抓出成效。 二、枢纽和心脏 如果把一个组织比做铁路部门的话，办公室就好比列车的编组站；如果把组织比做一个人的话,办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统，它即存在和服从于更大的系统，又有自己相对独立又相互联系的子系统，这样就构成了一个整体。而具体体现这个整体中领导与被领导关系，实现系统中诸因素相互联系的，就是办公室。它承上启下，沟通左右，联络八方。 三、协调和沟通（团队精神） 一个组织系统步调一致，协同前进，才能胜利完成工作任务。要做到这一点，就必须不断地沟通组织内、外部的联系，互通信息，相互理解，求得支持，然后才能调整自己的行动，统一步伐。办公室在组织活动的协调与沟通中起着十分重要的作用。 它要协调办公室内部的关系，协调办公室与领导的关系，协调办公室与群众的关系，协调办公室与其他部门的关系，协调组织内部其他部门之间的关系，协调本单位与上级领导机关的关系，它还要协调领导与领导的关系，协调领导与群众的关系。 通过协调，理顺关系，上下左右沟通，消除隔阂，统一认识，求得和谐。 四、窗口与管家 办公室是个窗口，一个单位的政策水平、工作作风、办事效率、精神风貌等都可以通过这个窗口反映出来。办公室的窗口和管家职能还有更深一层的涵义，那就是办公室的把关作用。 办公室要把好文字关。文字工作是领导安排指导工作的重要手段，必须严格把关，提高质量，削平“文山”。 办公室要把好财物关。厉行节约，反对浪费，力争用较少的投入换来较多的产出。 办公室要把好会议关。加强对会议的审查，不该开的会坚持不开，能合并的会合并开，能开电视、电话会的就不开见面会，以填平“会海”。 办公室要把好信息关。要对各方面汇集的各种信息进行精选、提炼，经综合处理后，筛选全面的、真实的、高质量的信息供领导决策。 办公室还是个管家，它肩负多种任务，吃、喝、用、住、行无所不包，一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理，其它专业部门不能囊括的事项也由办公室总管。 第四节 办公室工作人员 一、办公室工作人员的类型 （一）文字型人员。 文字型人员是指从事文字处理与写作的人员。具体工作主要有： 1．信息资料工作，包括通过各种形式了解、核实、分析下级或群众反映的情况、意见；收集、阅读、摘录、综合有关报刊、书籍、文件资料；参加有关专业性会议，了解某一方面的情况，了解下级单位对某一会议或文件的执行情况。 2．文稿写作工作，包括草拟有关通知、通报、请示、报告、计划、总结以及会议文件等；为领导起草讲话、发言稿和整理领导讲话记录；对下级机关或本单位文字进行把关、润色和技术处理。 3．简报编辑工作，包括编辑用以向领导反映情况和对下级指导工作的不定期的刊物、简报、内部资料以及会议简报。 4．调研工作，包括深入基层进行某项专题调查和某项重大政策执行情况的调查与研究工作等。 5．宣传报道工作，包括为报刊撰稿，宣传党的路线、方针、政策或报道单位组织开展的一些重大活动等。 （二）办事型人员。 办事型人员是指担任处理日常行政事务的工作人员。其具体工作主要有： 1．收发工作，将外边送来的文件、函件、报刊等，经过收发环节传送到本单位各部门，将单位各部门外发的文件、信件等，经过收发环节发送出去。 2．接待工作，主要负责内、外宾的迎送、食宿、宴请、陪同、安全保卫等工作。 3．信访工作，包括办理来信，接待来访，转办交办，查处案件，结案上报，督促检查，复信回访。 4．档案工作，包括对本单位的档案进行收集、整理、立卷、保管、利用等工作。 5．勤杂工作，包括交通、通信、打字、印刷、卫生、传达等工作。 （三）技术型人员。 主要从事现代化办公设备的使用、保养与维修人员。随着科学技术的飞速发展，改变着手工操作的原始办公方式，办公室队伍中又新增添了技术型的工作人员。其主要任务是实现建立以计算机网络为中