E-Mail撰写和发送注意事项课件.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * Exceltek Electronics Technology (Dongguan) Co., Ltd. E-Mail撰写和发送注意事项 Agenda 一. E-Mail的简介 二. E-Mail的格式与礼节 三. E-Mail写作技巧 四. E-Mail应注意事项 五. E-Mail常犯的小错误 一. E-Mail的简介 1.何谓E-Mail E-Mail(电子邮件): 顾名思义, 就是将”邮件”电子化, 将电子文件或数据, 通过因特网的方式, 在一瞬间送至地球另一个角落的人手上 2. E-Mail的优点 传递速度快 降低成本 人性化 弹性化 保存性 记录性佳 可一次给许多人 内容易于再次利用 3.E-Mail的缺点: 在此不予讨论 二. E-Mail的格式与礼节 1. 格式 表头 a.正本收件人(To:) b.副本收件人(Cc:) c.Mail主题(Subject) d.密本收件人(Bcc:) 本文 1.开头敬辞 2.本文 3.结尾敬辞 4.署名/签名檔 5.底图/背景音乐 二. E-Mail的格式与礼节 2.礼节 英文字不要全部大写(或小写) 引用来信应力求精简 如引用他文, 应注明出处 勿忘礼貌 注意文化 / 生活习惯的差异 不用歧视用语或不雅词汇 注意错别字 / 语法 / 语气 遵守24小时(或48小时)回复原则 不要把E-Mail随意发给无关的第三者 全文不要过于花梢 三. E-Mail写作技巧 1.使本文易于阅读 将每行字数控制在50 ~ 70字(英文)之间(中文25 ~ 35字) 长信应分段 适当应用条列式写法 合理使用文字加强效果 若有附加档案, 应在文中相关之处标记说明 如需对方回复, 应标明希望回复的时间 事宜 三. E-Mail写作技巧 2. 本文的文体 组织 a.协调性四原则: ①仅叙述相关事宜(关联性) ②传递完整讯息(完整性) ③不说谎或说没根据的事(真实性) ④依序简洁表达欲传达的事项(条理性) b.措辞礼貌三原则 ①不带命令式语气(地位) ②给对方选择权(敬意) ③表现亲切(同侪) c.文体 ①简单明了 ②不卖弄词汇 ③清楚明白双方关系, 语气用辞全文一致 d.三段式结构 起言(引述) ? 展开(主旨) ? 收尾(建议或要求) 三. E-Mail写作技巧 3. E-Mail(或便条纸)五原则 a.主题(Subject)简单明了点明主旨 b.将主旨内容写入本文第一段 c.具体内容在第二段之后说明, 并力求精简(条列法) d.本文仅叙述与主题相关事宜 e.本文长度, 最好限定在一页(一张)或一个画面呈现叙述 * 四. E-Mail应注意事项 1. 注意主题乱码 2. 勿发给无关人员 3. 你不是明星——请署名 4. “All”不是人 5. 慎用”密本抄送”(双面刃) * 1.注意主题乱码 转发Mail出现乱码时, 最好重新拟主题, 避免题不达意 (但仅回复时可以不重新拟主题, 以保持主题一致) * 2.勿发给无关人员 Mail应避免发给无关人员, 尤其是发给客户或供应商的邮件, 涉及商业机密, 更应注意 ----- Original Message ----- From: ping.yang@To: 万宝至MS.曾敏仪 jessica.tsang@.hk; kwok@.hk; 技研新阳MS 陈 stejh11@; 技研新阳 MS.肖 stem0307@; 技研新阳MS.汪/陶 stem0501@; 丸山MR.崔.MS.刘 rihua@; 东马MR.崔成焕 shchoi@; 东马 姜雁 j163.com; 东马 MR.易 yimulin521apple@126.com; 新光荣MR.William samuel9@; 新光荣MR.叶洋 sunny@.hk; 新光荣 MS Emily emily@.hk; 台翰 胡平芳 zlh@; 台翰 MS.史振瑞 xiaoshi@; 环旭MS.李青密 qingmi.li@; 环旭 欧阳杰 jerry.ouyang@; 环旭MR 虞 Gemi.yu@; 协隆桂S sl-salesjp01@.tw; 协隆MR.黄竟升 jason6a@.tw; ???? 黄 様 lizzy@.tw; 万旭MS.吴丽敏 c5073@; 凌进MS 韩 hanjinshu@; 凌进MR.梁 henber.liang@; ???敎??? MR.石橋 ishibashi@toki-com.co.jp; OKI MR. 侯永平 h