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January 2000 第三章 需求擷取與分析 一、導論 二、需求擷取方法 查閱文件、觀察、訪談、問卷 開會討論、聯合開發 三、需求表達工具 流程圖、處理描述、藍圖、資料詞彙 四、需求分析文件樣板 一、導論 使用者需求 係指使用者期待系統解決的問題，與希望從系統獲得之資訊。 是資訊系統開發最關鍵、最重要且最容易發生錯誤的部份，亦是資訊系統失敗的主因之一。 需求分析階段 Grosz(1992)認為可分為兩大步驟：需求擷取與需求轉換 需求擷取：對系統範圍內之各種事物及相關現象加以瞭解、判斷和選擇，並設計成描述性綱目。 需求轉換：將描述性綱目以系統模式語法轉換成概念性綱目。 需求分析之重要步驟 二、需求擷取方式 常用的需求擷取方式有以下六種，這些方式可單獨應用亦可混合使用。 查閱文件 觀察 問卷 訪談 開會討論 聯合開發 (1) 查閱文件 研究企業的內部文件，是瞭解企業運作邏輯之初步工作 如工作說明書(Job Description)、企業表單(Business Forms)與手冊(Manuals) 缺點 組織中很少有完整的文件詳細地描述出完整系統之全貌 文件往往未能配合更新，因此以該方式收集之資訊常有過時之慮 重複資料分析 了解每一種報表的資料內容及其相互間的重複情形，如： 表報使用分析 詳列每一種報表的編製單位、週期、使用單位、保存期限、編製份數等，例如： (2) 觀察 實地觀察(Observation) 可以獲得第一手的資料，因此所獲得的資料其正確性會比查閱文件為高 選擇正常與例外情況之時機或對象來做觀察，可獲得更多的資料。 缺點 可能使人們改變原來的工作方式 只能觀察到部份的人或特定之區域 實例：銷售辦公室現場工作流程圖 (3) 訪談 訪談(Interview) 分析師親自與使用部門的主管或相關 作業人員面對面討論實際作業的情況、報表和資訊需求等 在訪談期間，系統分析師蒐集到的可能是事實、選擇或推測，並可觀察到人們的肢體語言、情緒和他們對於現行系統之觀感等。 是系統分析最有效且最普遍的資料收集方法 訪談的兩種方式 開放式訪談(Open Interview) 分析師事先不預定表格、問卷或固定的標準程序，訪談過程全部由使用者自由談論其工作 結構化訪談(Structured Interview) 訪談過程近似於詢問(Interrogation)而非交談 (Conversation)，所要求資訊的深度、專門程度亦較深 這種方式的特點是把問題標準化，然後由受訪者回答或選擇 開放性與封閉性訪談問題 開放性問題 用來探索分析師無法預期的回答 例如現有資訊系統對你提供最大的幫助為何？你最常使用哪三種報表？ 封閉性問題 對與錯方式；多重選擇方式； Likert尺度的衡量方式 用一些級距來衡量受訪者意見的強弱程度 例如用很好、好、普通、差與很差五個等級。 開放式性與封閉性問題之比較 開放性問題的優點 分析師可用一些非預期中的問題，不斷的來探究新的資訊。 封閉性問題的主要缺點是分析師所列的選項中，未必包含受訪者所要回答的答案。 開放性問題的缺點 所花的時間較長，也較難做出結論 成功訪談之進行原則 仔細的聆聽受訪者的回答，同時將重點記錄下來 在得到允諾的情況下，可將訪問內容用錄音機或錄影機錄下來，以有效的掌握訪談內容。 訪談結束後，需在48小時之內將訪談內容整理出來 因為經過48小時之後，訪談的內容會慢慢的從記憶中消失。 成功訪談之進行原則 (Cont.) 不管是開放性或是封閉性的問題，分析師不要強調問題答案的對或錯 在訪談時，不要對新的系統做任何預期的想法 需讓受訪者知道其意見會被仔細考慮 對新系統做全盤性的瞭解 從系統潛在的使用者、管理者與對現行系統有經驗的專業人員等尋找不同觀點 (4) 問卷 當潛在使用者太多或分布太廣時，可考慮以問卷之方式擷取需求。 問卷調查適合於大型企業或公眾資訊系統的設計，因為它所涉及的作業範圍或對象太廣，系統分析師無法逐一親自調查 實例：問卷調查表 問卷設計之語意表達 受訪者僅能用寫的方式回答問卷，且分析師不在現場，無法進行雙向溝通，故問卷之語意表達特別重要 Ex：您的電腦檔案多久備份一次？ (A)經常；(B)有時；(C)不常；(D)不曾 問題點：上述選項語意不清，且電腦檔案所指為何？ 修改為：您的個人電腦硬碟中所有的檔案多久備份一次？ (A)至少每週一次； (B)每月1-3次；(C)1-2月1次或更少；(D)不曾 先導測試(前測) 經由先導測試之檢討與回饋可進一步修飾問卷，及早發現問卷可能之問題，對提升問卷之效能有很大之幫助。 找5-10位受訪者填寫問卷初稿 以面談方式要求受訪者從頭至尾閱讀與作答 再予受訪者溝通文句描述是否清楚？選項與內容是否適當？回答是否合理？ 問卷之抽樣方法 進行問卷調查時必