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云南XX人力资源咨询有限公司 文件管理制度 一、文件发文程序 1、起草：发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写，文稿拟成后，拟稿人填写《发文稿笺》，经部门负责人核稿后，到综合部领取文件编号，按签报流程报领导审批。 2、会签：发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请公司相关部门会签。 3、发送：经各部门会签完毕，公司领导审批后，由综合部统一按发放对象以电子版、纸质版或传真版进行发送。 二、对内行文格式 发文主要分两种：一是制度类(字)：如制度、规章、规定、办法、通知等；二是申请类(函)：申请、报告、批示、协作等。制度类行文的字号规定如下： 1、对内行文：指云南XX人力资源咨询有限公司、分公司、办事处对公司内部发文，公司行文的字号为：X1X2字〔X3〕第○○○○号。X1为公司，X2为部门简称，X3为年份别，○○○○为公司各部门收(发)文流水号。以公司为例，具体简称如下： 综合部为XX综合字[2010]第 号 网络技术部为XX技术字[2010]第 号 客户服务部为XX客服字[2010]第 号 市场营销部为XX市场字[2010]第 号 综合部为XX综合函[2010]第 号 网络技术部为XX技术函[2010]第 号 客户服务部为XX客服函[2010]第 号 市场营销部为XX市场函[2010]第 号 2、对外行文：指对云南XX人力资源咨询有限公司对分公司、办事处以外的单位、组织、公司的行文，对外行文的字号规定如下： 公司对外行文的字号为：X1X2〔X3〕总字第○○○○号。X1X2为公司简称；，X3为年份别，○○○○为公司收(发)文流水号。以总公司为例，具体内容如下： XX函[2001]第 号 三、外来文件的接收与传阅 1外来的文件（含公文、邮件、传真等）由综合部负责签收，并分类登记，由公司负责人提出处理意见后，综合部应及时按要求报送给有关部门并及时反馈，不得积压迟误。 2需传阅的文件由综合部按传阅要求进行递送，并请传阅人在传阅登记表上签署意见，经传阅的文件与传阅登记表由综合部归档保管。 四、文件整理归档 1、文件经装订后由综合部按发文稿笺上注明的发放对象，业务内容、整理归档，并请收文人员在发文登记表上签字。 2、收文单位做好收文保管与传阅工作。 3、综合部保存原稿，发文稿笺及三份打印稿，并做好归档整理工作。 五、发文格式与使用表单 1发文申批表 2发文格式 3批复格式 4传阅表 5发（收）文登记表 发文申批表 日期： 年 月 日 文件名称： 发文部门： 发文对象： 拟稿： 校对： 打印页数： 页 综合部： 发文编号： 会 签 意 见 综合部： 市场营销部： 客户服务部： 网络技术部： 分管副总经理： 总经理： 备注： 行文标准格式： 云南XX人力资源咨询有限公司文件 XX综合字〔2010〕1号（仿宋_GB2312 小三号） 云南XX人力资源咨询有限公司 ╳ ╳ ╳文件通知（黑体二号加黑） 一、╳ ╳╳╳ ╳（仿宋_GB2312 三号加黑） 1 、╳ ╳╳╳╳（仿宋_GB2312 三号） 2 、╳ ╳╳╳╳（标准行距） 二〇一〇年八月十八日 主题词：下发 2010年 经营绩效 考核 通知 主送：公司各部门、各地市办事处。 抄送：公司领导 云南XX人力资源咨询有限公 2010年8月18日印发 校对：╳╳╳ 传真标准格式： 云南XX人力资源咨询有限公司 致(To) ： 日期（Date）： 联系人 (Attn) ： 本件（Page）： 页，附件 页 联系电话(Tel) ： 请核对页数，如有疑问，请电话联络： 传 真(Fax) ： Please check the page numbers,if you 发件人(From) ： have any questions, please phone us: 主题(Subject) ：