品旗行政管理 2015.12.27.pptx

行政管理 制作人：朱策 目录 会议管理 办公室管理 前台接待 公司展示区管理 活动管理 休息区管理 会议管理 会议类型 公司会议包括年终会、月例会、周例会、部门会议、专题会、公司临时会议等。 年终会：由总经理/总经理助理主持，各部门负责人各自总结本部门年度工作情况，按照公司总体要求和指标提出下一年度的工作计划等。 月例会：每月定期召开，由总经理/总经理助理主持，部门主管级以上员工出席。各自汇报当月的工作完成情况及下月的工作计划。 周例会：每周定期召开，由总经理/总经理助理主持，部门主管级以上员工出席。各自汇报本周的工作完成情况及下周的工作计划。 部门会议：由公司各部门负责人自行安排，部门全体员工应当参加。但会议时间、参加人员等，不得与公司月例会及其它临时会议冲突。 专题讨论会：为某一事例/项目专门召开的会议，由会议提拟人召集和组织。 临时会议可根据实际情况由总经理、总经理助理或者主管组织和主持。 会议管理 会议前期准备 公司所有会议遵循“谁提拟，谁主持”的原则。 会议召集人： 提前做好相关会前通知准备工作：明确会议议题、时间、地点、参会人员、时间限制等。 提前做好会议资料（如会议议题、汇报材料、计划草案、与会人应提交资料等）准备的组织工 作。 行政：会议室卫生、会议器材的维护与准备、会议时间安排、物品准备等。 会议通知一般由会议召集人提前一天以上，紧急会议须提前半小时。 会议管理 会议过程控制 此过程只要由会议主持人控制，参与会议人员积极配合。 1、议题控制：会议主题一般为1-2个。须避免问题：无主题；跑题等。 2、会议流程：提出问题—讨论—提出解决方案及确定责任人—提出整改时间限制—跟踪整改进度—问题回顾/修改工作流程 3、时间控制：大会/培训2-3小时，部门会议1小时，沟通会半小时。 4、结果负责：会议结束后须形成行之有效的问题解决措施并产生问题解决的跟踪措施（详情见会议记录表） 会议管理 会议后期跟进 会议记录人负责在会后24小时内整理好会议记录，以电子版形式发送给总助审核，总助将会议内容发布tita上 重要会议的问题落实跟进由总经理助理负责，小问题由会议召集人指定人或自己跟进。 第二次会议跟踪负责人须汇报、回顾上次会议的落实情况。 会议纪律 公司会议所有参会人员均不得无故缺席、迟到、早退。 1.1迟到处罚：男同事俯卧撑 个，女同事引体向上 个 1.2参会人员如不能按时出席，需提前向会议召集人请假，未请假者视同缺席，并处于20元/次的经济处罚 手机须调为震动，如需接听电话或有紧急事务需要处理，可悄悄离开，处理完事务后再悄悄回到座位。 附《会议纪要》样表 办公室管理 项目 仪容仪表 工作行为管理 办公室卫生、办公用品、办公器材管理 办公室管理 仪容仪表： 员工可自行选择合适的服装上班，但不允许奇装异服； 上班期间须佩戴工牌； 同事间称呼不须职务，可直接称呼姓名，或者称呼大家共同认可的昵称； 同事间应和谐相处，不然将被“和谐”。 办公室管理 工作行为管理 办公区域可播放音乐，但尽量播放轻音乐，以免影响他人工作。 上班时间管理 见《考勤管理》 工作空闲或疲劳时，员工可到休息区短暂休息。 想抽烟的同事不可在办公区域内抽烟，可在行政部门指定区域抽烟。 员工上班期间不可长时间浏览与工作无关的网页。 员工不可拷贝公司资料。 办公室管理 办公室卫生（不包括仓库）： 行政：每月制作《值日表》，监督执行。 个人区域个人负责，公共区域行政负责。 休息区归行政管理，个人产生的垃圾（如吃饭等）个人处理。 前台接待 客户接待：热情询问—指引客户到总经理办公室或会议室 面试者接待： 见人事制度中招聘环节 快递、信函等管理 饮用水的管理 公司展示区管理 公司展示区分三大块： 运营与客服部门 销售pk榜 部门负责人思考： 如何设计与操作？？ 员工风采展示区： 比如活动照片、优秀员工等 行政负责设计与操作 公告栏：发布通知文件等 见《通知样本》 活动 类型 员工生日会 每月 公司及部门活动 节日礼物 节日活动 行政负责工作 负责活动策划与费用申请 负责活动动员与分工，跟进进程 负责活动现场控制 事后总结与费用报销 谢谢！