常用公文排版培讲义.docVIP

常用公文排版培训讲义 （2005年4月15日） 在社会保险工作中，起草通知、报告、统计分析等公文类文章是每个员工必须具备的基本素质，排版也成为我们的日常工作。为了提高我处公文排版的水平，按照《国家行政机关公文格式》的要求和工作实际，根据个人实际工作经验整理了常用公文排版方法，请大家参考。不当之处欢迎指正。 常用公文简介 我处常用公文包括通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问请示适用于向上级机关请求指示、批准批复适用于答复下级机关请示事项意见适用于对重要问题提出见解和处理办法函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。公文用纸采用A4型60g80g的胶版印刷纸或复印纸。Word默认模板新建文件即可。这时上下边距25.4mm，左右边距31.7mm，与国家要求稍有区别（公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm订口（左白边）为28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）Word默认模板，非公文类的日常文章第一页要增加一空白行（二号字）。 新建文件操作方法 单击“新建”按钮。 打开“文件”菜单，单击“新建”，打开“新建”对话框：单击“常用”选项卡，单击“确定”按钮双击“空白文档”图标。 未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。公文标题号宋体，红色线下空2行 （打开文件“大标题”）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。Shift+Enter键，Word将插入一个换行符“”，并把插入点移动到下一行的开始。 技巧：按Ctrl+[键会增加字号，按Ctrl+]键会减小字号。 公文知识：公文分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用红色宋体字。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。正文号仿宋体，一般每排22行结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。选定要添加编号的。单击 “编号”按钮，可添加编号。编号的项目符号编号编号当按下键以添加下一列表项时，会自动插入下一个编号。要结束列表，按两次键也可按 Backspace 键删除列表中的最后一个编号。选中格式的，单击工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标变成，然后在要复制到的上，可以把格式复制过来。“格式刷”按钮“格式刷”按钮单击工具栏上的“格式刷”按钮，然后在上Alt键后可以直接拖动左对齐制表符。更彻底的方法为：设置好标题后，进入“多级符号”，选择“自定义”，在“编号样式”中选择序号样式，必要时在“编号格式”中增加括号、隔点，在“编号之后”选择“不特别标注”。 创建多级符号列表单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，再单击“多级符号”选项卡 主送机关 标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除成文日期、层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。Word 中，尽可能不用空格来对齐文本。特别是在每段前需要空两个字，最好不用空格。因为 Windows 使用比例字体，字母占据不同数量的水平空间。例如l比w窄。 如想段前空两格，首先输入一段文字，然后选中这些文字，设置字体、字号，然后在“段落”中设置“特殊格式”为“首行缩进”，“度量值”选2字符。或者将水平标尺上的“首行缩进”标记拖动位置附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用号仿