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七、【文件管理】（附件：收文管理程序及要求/文件资料管理流程图） 7.0总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 7.1 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由行政人力资源部归口管理。 7.2收文的管理 7.2.1公文的签收：凡来公司公启文件（除公司领导亲启的外）均由前台登记签收后分别交行政助理拆封。在签收和拆封时，收发员和行政助理均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 7.2.2公文的编号保管：行政助理对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政人力资源部办理正常手续。 公司外出人员开会带回文件及资料应及时分别送交行政助理进行登记编号保管，不得个人保存。 7.2.3公文的阅批与分转：凡正式文件均需分别由行人部经理根据文件内容和性质阅签后，由行政助理分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办 7.2.4为加速文件运转，行政助理应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。 7.2.5文件的传阅与催办：行政助理对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政人力资源部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 7.2.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 7.2.7阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，行政人力资源部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 7.2.8阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 7.2.9文件阅完后，应送交行政助理，切忌横传。 7.2发文的管理 7.2.1发文的规定：公司管理类文件的权力集中于行政人力部。 7.2.2 各部门需要发布相应专业管理规定和文件发文应向行政人力资源部提出发文申请，并将文件底稿交行政人力资源部审核并报批发布。 7.2.3公司受控管理文件由总经室审核，董事会签签发。其余文件均由总经室批准签发。 7.2.2 发文的范围：凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 7.2.3 公司受控管理文件特指应用于下列事项： ⑴ 公布公司管理规章制度。 ⑵ 公布公司体制机构变动或人员任免事项。 ⑶ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、生活福利等工作的决定。 ⑷ 发布有关奖惩决定和通报。 ⑸ 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同关联公司或协作单位重大经济来往商谈函件，法律文书等事宜。其他有关公司的重大事项。 7.2.4 公司下列事项原则上不用正式发文： ⑴ 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、流程修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经总经室批准后，由经办业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。 ⑵ 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。 ⑶ 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。 7.3文件的格式 7.3.1公司一切规章制度、表格和对外联络正式文书均应按以下格式执行。 7.3.2标题：应使用小三号字，粗黑字形，置中对齐。标题中的公司称谓应用全名。标题过长时，公司名单独列一行，标题另起一行。 7.3.3章节编号：使用汉字序数，四个空格键后写章节名称。章节名称用四号字，粗黑字形，置中对齐。章节名称中提到本公司时一律简称“公司”。 7.3.4条、款编号：使用阿拉伯数字做序号，章节编号为首序号，中间由园点号分割，条、款编号为次序号，以此类推。该编号使用小四号字，普通字形，半角，以顿号和条、款正文分开。 7.3.5文书正文：使用全角，小四号字，宋体，行距为1.5倍，缩进量为左边宽于右边，左为3cm，右边为2cm；天头为2cm，地脚为2cm。应有眉批及注脚，“眉批”以文件内容标题注释。“注脚”均以“尚城地产”注释。文本中行距应为1.5倍行距。 7.3.6表格